Wenn Dateien lokal auf einem Computer liegen – nicht in einer cloud- oder server-basierten Datenbank – ist die Suche nur per Dateinamen möglich. Im Fall von Text- oder PDF-Dateien können auch die Inhalte über die Standardsuche des Rechners recherchiert werden. Sonderlich bequem ist das aber nicht. DAMs erlauben dagegen die Korrelation von Bilddaten mit Metadaten aus anderen Quellen, oder enthaltene Metadaten aus Assets auszulesen – beispielsweise Exif-Daten aus Fotos. Diese Daten erfassen moderne Digitalkameras für Fotos. Enthalten sein können dabei der Name der Kamera, des Fotografen, GPS-Daten und verschiedene bildtechnische Werte wie Blende, Belichtungszeit, ISO etc. Diese Daten, sowie Daten aus den Attributen und Kategorien von PIM-Systemen (Product Information Management) und Daten, die beispielsweise durch die KI der Google Visions API gewonnen werden, bilden die Basis für die Suche. Und die Suche benötigt man nicht nur zum Auffinden einzelner Assets – auch die Bildung dynamischer Sortimente ist damit möglich!
Verschaffe Dir den Überblick
Ganz grundsätzlich werden nicht alle Assets einfach in einen Topf geworfen. Es ist erheblich sinnvoller, sie in Kategorien einzuordnen. Dabei geht es um eine Dimensionierung, die Dir hilft, den Überblick zu behalten. Auf diesem Weg ist es möglich, dasselbe Asset beliebig vielen Kategorien zuzuordnen. Bei Bekleidung können solche Kategorien beispielsweise die Folgenden sein:
- Typ des Assets
Produktfoto, Zeichnung, Actionfoto, Pflegeanleitung… - Typ des Kleidungsstücks
Jacke, Pulli, Hemd, Bluse, Hose, Base Layer… - Geschlecht
Damen, Herren - Verwendung
Festlich, Freizeit, Radfahren, Wandern, Fußball - Saison
Frühjahr, Sommer, Herbst, Winter - Etc.
Die Elemente dieser mehr oder weniger hierarchischen Einteilung sind auch noch kombinierbar. Du kannst also beispielsweise Produkt- und Actionfotos von Hosen und Jacken für Damen zum Radfahren für den Herbst filtern. Das ist ungeheuer praktisch, wenn Du die Daten an Kunden oder Dienstleister weitergeben musst. Ohne DAM und dessen Verbindung zu einem PIM wäre dies eine Aufgabe, die mitunter Stunden in Anspruch nimmt und dabei in den meisten Fällen ungenaue Ergebnisse zur Folge hat: Du wirst Bilder übersehen oder Fotos dazupacken, die genau genommen nicht dazugehören. Mit einem DAM bist Du also sehr viel schneller und genauer. Und das Beste daran: Du musst diese Daten nicht selbst pflegen. Sie können über ein Produkt Information Management (PIM) ins DAM gelangen. Alle Attribute, die in einem PIM gepflegt sind, könnt Ihr in TESSA DAM zur Suche benutzen. Sogar die Konfiguration speziell nach Euren Anforderungen ist möglich. Die Suchformulare der Detailsuche können also genau die Felder haben, die Ihr für Euer Geschäft und Eure Kunden und Dienstleister benötigt.
Sollten die Anforderungen in Eurem Unternehmen hinsichtlich der Suche und Verwendung von Assets sehr unterschiedlich sein, so sind im TESSA DAM auch rollenspezifische Suchmasken realisierbar. Das Werkzeug lässt sich also ganz spezifisch an Eure Anforderungen anpassen. Das Ziel hierbei ist: Ihr sollt die von Euch gesuchten Assets so schnell und genau wie möglich finden.
KI und Google Vision API übernehmen Verschlagwortung in TESSA
Die Verschlagwortung von Actionfotos ist normalerweise schwierig und aufwändig – die Qualität der Verschlagwortung steht und fällt mit der Kodierung der Inhalte. Welche Merkmale kodiert werden sollen, nach denen hinterher gesucht wird, muss man vorher wissen. Dann kostet dies auch noch viel Zeit und Geld. Im TESSA DAM lösen wir diese Aufgabe mit der Google Visions API. Das Werkzeug des Internet-Riesen erkennt enorm viele Merkmale. Dabei verschlagwortet die Maschine Deine Fotos sogar in beliebigen Sprachen, sodass Deine Kollegen in Frankreich auf Französisch suchen können, Italiener auf Italienisch, Polen auf Polnisch etc. Diese Mehrsprachigkeit, die auch aus den Daten des PIM nutzbar ist, wirkt sich sehr positiv auf die Zusammenarbeit mit Kollegen in anderen Ländern aus – häufig werden diese nur mit Englisch abgespeist. Im TESSA DAM dagegen arbeiten wir mit beliebigen Sprachen.
Und natürlich werden auch die Exif-Daten aus Fotos gelesen, damit beispielsweise die Fotografen bei den Rechteangaben hinterlegt werden und just diese Fotografen leicht die von ihnen geschossenen Bilder finden können.
Mit Digital Asset Management Sortimente verteilen und über die Aktualisierung unterrichten
Du kannst also mit einem DAM der Enterprise-Klasse individuelle Suchmasken einrichten und Suchen ganz nach Deinen Bedürfnissen erstellen. So behältst Du den Überblick. Allerding ist das DAM nicht nur für interne Zwecke da. Es bietet gewaltige Vorteile in der Zusammenarbeit mit Dienstleistern, Kunden und Kooperationspartnern. Die mit einer Suche gefundenen Assets kannst Du mit dem TESSA DAM natürlich auch weitergeben – ganz einfach per E-Mail. Keine Angst – es werden nicht viele Gigabyte per E-Mail verschickt. Mit dem TESSA DAM verschickst Du eine E-Mail mit einem Download-Link. Der Empfänger muss nur noch darauf klicken und lädt eine ZIP-Datei mit den Assets Deiner Suche herunter. Weil viele Firewalls von Unternehmen ohnehin keine E-Mail mit angehängten ZIP-Dateien mehr durchlassen, ist dies ohnehin der praktischere Weg. Sollen die Daten per FTP geliefert werden: Auch dies ist leicht möglich. Natürlich kommen die Assets auch in der vom Empfänger gewünschten Form an. Wir haben die Möglichkeiten hierzu bereits in einem anderen Beitrag beschrieben: Das Zauberwort heißt Channels bzw. Kanäle. Anpassungen hinsichtlich Größe, dpi (Punktdichte), Dateiformat etc. sind natürlich inbegriffen.
Während innerhalb eines Unternehmens die Aktualisierung der Assets sehr leicht und nahtlos funktioniert, ist das mit externen Partnern schwieriger. Stell Dir bitte folgende Situation vor: Der Prototyp eines Produkts wird für die Erstellung der Fotos herangezogen – alles ist perfekt. Als später die Lieferung des gesamten Jahresbedarfs dieses speziellen Produkts eintrifft, ist eine Schraube nicht mehr silbern, sondern weiß. Alles zurückschicken wäre rechtlich möglich, hilft aber auch nicht wirklich weiter. Der einfache Weg besteht darin, das Foto im TESSA DAM anzupassen und wie durch ein Wunder wird das Foto automatisch ohne weiteres Zutun auf der Website ersetzt. Wie läuft dies jedoch mit Kunden und Kooperationspartnern ab? Du müsstest zunächst herausfinden, wer welche Assets in welcher Qualität bezogen hat und allen jeweils auf ihre Bedürfnisse angepasste aktualisierte Assets zukommen lassen. Hört sich das stressig an? – Wäre es auch. Mit der TESSA dagegen kannst Du Sortimente mittels Suchen dynamisch erstellen. Kommt ein neues Asset zu einer Suche hinzu oder werden bestehende Assets aktualisiert, dann kann im TESSA DAM ein Alert ausgelöst werden und der Bezieher des Sortiments erhält eine Nachricht hinsichtlich der aktualisierten Daten. Das ist nicht nur praktisch und spart Arbeit, es hält einem auch Beschwerden und die damit verbundenen Aufwände vom Leib.
Fazit
PIM und DAM können eine Einheit bilden
Ein DAM arbeitet mit einem PIM zusammen, so können alle Attribute aus dem PIM zur Suche im DAM herangezogen werden. Zudem ist es möglich, Daten aus den Assets herauszulesen und suchbar zu machen, z.B. Texte und Metadaten aus Fotos. Zudem erlaubt es das TESSA DAM, Fotoinhalte mittels KI zu erkennen. Sehr vorteilhaft sind auch dynamische Sortimente bei der Weitergabe von Assets. So gibst Du jeweils den aktuellsten Datenbestand weiter.
