Digital Asset Management: Wirtschaftliche Faktoren im Fokus

DAM: Kosten, Einsparpotenziale, Effizienzsteigerung & Wettbewerbsvorteile

Mal ehrlich – warum kaufst Du als Unternehmen eine neue Software? In den allermeisten Fällen wünschst Du Dir handfeste wirtschaftliche Vorteile. Und ja, ein Digital Asset Management (DAM) verursacht zunächst Kosten: Lizenzen, Servicegebühren, Implementierung und interner Aufwand. Auf der anderen Seite stehen jedoch beachtliche Einsparpotenziale und Effizienzgewinne. Ein DAM sorgt dafür, dass alle Mediendateien schneller und sicherer verwaltet werden können – und das ist nicht nur bequemer, sondern spart auf lange Sicht auch ordentlich Geld (und Nerven).

Damit Du eine fundierte Entscheidung für oder gegen ein DAM treffen kannst, werfen wir hier gemeinsam einen Blick auf die wichtigsten ökonomischen Aspekte. Schließlich sollst Du am Ende wissen, wie sich die Investition in ein DAM langfristig lohnt und welche Wettbewerbsvorteile dadurch möglich werden.

Was kostet ein DAM?

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen On-Premise- und SaaS-Lösungen:

1. On-Premise
   Hier entstehen Kosten für die Hardware, die Lizenzen und die Installation. Hinzu kommen häufig Wartungs- oder Servicegebühren sowie zusätzliche Ausgaben für Anpassungen. Solltest Du Dich für eine On-Premise-Lösung entscheiden, brauchst Du also entweder eine eigene IT-Abteilung, die sich darum kümmert, oder Du nutzt externe Dienstleister.
2. SaaS (Software as a Service)
   Bei dieser Variante bezahlst Du eine monatliche oder jährliche Gebühr. Dafür musst Du Dich nicht um Updates, Serverinfrastruktur oder Wartung kümmern – all das übernimmt der Anbieter.

Welche Einflussfaktoren für die Kosten eines DAM gibt es?

• Kosten pro Nutzer und Monat
  Gerade hier lohnt es sich hinzuschauen: 50 Euro pro Nutzer pro Monat klingen vielleicht erstmal harmlos. Aber hochgerechnet auf fünf Nutzer kommst Du schon auf 3.000 Euro pro Jahr. Bei unserem TESSA DAM sind alle Nutzer kostenlos, was Dir bereits einen Kostenvorteil verschaffen kann.
• Speichervolumen
  Meist gibt es ein gewisses Basisvolumen (z. B. 1-2 TB). Brauchst Du mehr, fallen zusätzliche Gebühren pro TB an. 500 oder 1.000 Euro im Jahr sind hier nicht unüblich, denn da stecken nicht nur reine Festplattenkosten drin, sondern auch Datentransfer, Datensicherung und der ganze Betriebsaufwand.
• Funktionsumfang
  Viele DAM-Anbieter staffeln zwischen Basis- und Zusatzfunktionen. Wenn Du beispielsweise Photoshop direkt an das DAM anbinden willst oder spezielle Schnittstellen zu Drittsystemen benötigst, kann das weitere Lizenzkosten verursachen. Auch KI-Features sind teils kostenfrei, können aber schnell ins Geld gehen, wenn Du zum Beispiel große Mengen an automatischen Freistellern oder Bildoptimierungen brauchst.
• Implementierungskosten
  Ein DAM ist keine 08/15-Software, die Du mal eben auf Deinen Laptop packst. Damit Du das volle Potenzial ausschöpfen kannst, musst Du es in Deine Prozesse integrieren. Beratung, Datenmigration, Anpassungen und individuelle Entwicklungen starten für kleinere Projekte etwa bei 10.000 Euro. Bei sehr komplexen Anforderungen kann das schnell auf über 200.000 Euro ansteigen.
• Schulung & Support
  Auch hier kommen Kosten auf Dich zu, die abhängig von Deiner Teamgröße und den spezifischen Anforderungen sind.

Zugegeben, ein DAM ist eine größere Investition als etwa eine gängige Office-Software. Dafür ist es aber auch viel flexibler an Deine Unternehmensprozesse anpassbar – und genau das sorgt für erhebliche Einsparungen in der Zukunft. Dabei ist es übrigens egal, ob Du Deine Produkte selbst fotografierst oder als Händler Bilder vom Hersteller beziehst. Ein gut eingerichtetes DAM zahlt sich für beide Szenarien aus.

Welche Einsparpotenziale gibt es durch ein DAM?

Damit Du eine realistische Einschätzung bekommst, haben wir Dir hier ein paar Beispiele zusammengestellt. Natürlich variieren die genauen Zahlen von Fall zu Fall, aber folgende Punkte solltest Du unbedingt im Hinterkopf behalten:

1. Zeitersparnis
   Wer hat schon Lust, täglich 20 Minuten damit zu verschwenden, im Dateichaos nach dem richtigen Bild zu suchen? Wenn 50 Mitarbeitende so arbeiten, hast Du im Schnitt zwei Vollzeitstellen (FTEs) allein in der Suche gebunden. Mit einem DAM kannst Du diesen Aufwand massiv reduzieren.
2. Reduzierte Kosten für Neuproduktion von Assets
   Es gibt kaum etwas Ärgerlicheres, als ein Shooting zu wiederholen oder ein Bild neu zu kaufen, nur weil die Originaldatei unauffindbar oder beschädigt ist. Ein DAM garantiert Dir stets Zugriff auf Deine Assets in bester Qualität. Rechne damit, dass Du 1/5 - 1/4 Deiner bisherigen Ausgaben sparen kannst.
3. Optimierte Speicherkosten
   Zwar hast Du Speicherkosten beim DAM, doch durch die automatische Vermeidung von Duplikaten sinken sie mittel- bis langfristig. Realistisch ist eine Ersparnis zwischen 10 und 15 Prozent. Und wenn Du dabei zusätzlich Datenmüll vermeidest, tust Du sogar etwas für die Umwelt – ein positiver, wenn auch schwer bezifferbarer Nebeneffekt.
4. Personaleinsparungen
   Klar, das Ablegen in einem DAM kann anfangs aufwendiger sein, weil Du jedes Asset sauber verschlagworten und einpflegen musst. Doch die Zeit sparst Du später vielfach wieder ein, wenn es um das Auffinden, Weiterverarbeiten und Verteilen Deiner Dateien geht. Unterm Strich kannst Du mit einem Nettoeffekt von rund 20 Prozent Zeitersparnis rechnen.
5. Lizenzmanagement
   Arbeitest Du mit Models, Werbepartnern oder nutzt Award-Siegel, kennst Du das Problem zeitlich oder inhaltlich limitierter Nutzungsrechte. Ein DAM kann Dich automatisch warnen, bevor Lizenzen ablaufen. So vermeidest Du teure Vertragsverstöße. Wenn Du bisher Strafzahlungen hattest, kannst Du mit einer Ersparnis von mindestens der Hälfte rechnen.
6. Reduzierung der Vertriebskosten
   Kurz gesagt: Wenn Du Anfragen zügig, umfassend und mit hochwertigen Medien beantworten kannst, sparst Du Zeit und damit Geld. Gehe ruhig von 20 Prozent weniger Aufwand in der Vertriebsabteilung aus. Hinzu kommt ein positiver Effekt auf Deinen Umsatz, weil Du schneller hochwertiges Material bereitstellst und damit Deine Conversion-Rate steigern kannst.

Welche Umsatzpotenziale gibt es durch ein DAM?

Nicht nur bei der Kostenseite gibt es starke Argumente für ein DAM – auch beim Umsatz kann es Dir einen echten Kick geben:

Mehr Retailer in besserer Qualität beliefern

Gerade im E-Commerce ist die rasche und verlässliche Bereitstellung von hochqualitativen Assets ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Niemand wartet gern ewig auf Bilder oder Videos. Und wenn Du als Anbieter blitzschnell lieferst, machst Du Dich für Deine Retailer unverzichtbar. Wie hoch genau Dein Umsatzplus ausfällt, hängt natürlich von Deinem Markt und Deiner Verhandlungsposition ab. Es gibt jedoch in fast jeder Branche ein spürbares Plus.

Kundenzufriedenheit durch konsistentere Darstellung

Wenn Deine Markenbotschaft konsistent und hochwertig dargestellt wird, steigt automatisch die Zufriedenheit Deiner Kunden. Das spiegelt sich sowohl in besseren Conversion-Rates als auch in der Kundenbindung wider. Kurz: Wer bei Dir kauft, tut das auch gern wieder.

Qualitätsverbesserung und Arbeitszufriedenheit

Vergiss auch nicht die „weichen“ Faktoren, die oft nur indirekt in Euro und Cent zu messen sind. Ein gut eingerichtetes DAM bedeutet in der Regel weniger Stress im Arbeitsalltag, schnellere Ergebnisse und eine höhere Zufriedenheit in Deinen Teams. Ja, zugegeben: Die Einführung eines solchen Systems kann anfangs Diskussionen auslösen, Schulungen erfordern und neue Prozesse etablieren. Aber wenn das DAM erstmal eingeführt ist, werden sich Deine Kolleginnen und Kollegen fragen, wie sie jemals ohne ausgekommen sind.