Wie kommen digitale Assets in ein DAM-System?

In unserem vorigen Beitrag haben wir bereits grob erläutert, wie Assets – Bilder, Zeichnungen, Dokumente etc. – in ein DAM wie TESSA kommen. Es gibt zwei ganz grundsätzliche Verfahren:

• Ohne Freigabeprozess
• Mit Freigabeprozess

Beide Ansätze sind notwendig und haben ihre Berechtigung, um die Effizienz von Unternehmen zu steigern. Und – damit kein falscher Eindruck entsteht – Assets, die ohne Freigabeprozess in ein DAM gelangen, sollten natürlich fertig und zur Weitergabe geeignet sein. Es ist lediglich so, dass im Digital Asset Management System kein Freigabeprozess mehr angelegt werden muss, denn normalerweise sind diese Prozesse mit den Asset-Inhalten korreliert. Dabei wiederum sollten zwei Typen unterschieden werden:

• Assets mit Produktbezug
• Assets ohne Produktbezug

Die Assets mit Produktbezug sind normalerweise die wichtigeren im DAM, weil diese nach der Integration für eine automatisierte Ausleitung zur Verfügung stehen, durch die man Effizienzvorteile gewinnt.

Digitale Medien mit Produktbezug

Hier zeigen wir Dir, um welche Arten bzw. Klassen von Assets mit Produktbezug es normalerweise geht. Die folgende Liste erleichtert das Verständnis dieser Prozesse – denn nur was sauber sortiert in ein DAM gelangt oder durch Hinzuziehung von Metadaten aus anderen Systemen anreicherbar ist, kann hinterher fehlerfrei und effizient in einer Suche abgebildet werden oder sauber zu einem antizipierten Ziel gelangen:

• Produktskizzen
  Diese gelangen oft durch Vorsysteme ins DAM. Es handelt sich beispielsweise um Bekleidungsskizzen, die für die Vorbestellung durch Bekleidungshändler notwendig sind. Auf Basis dieser Skizzen können Fotografen beauftragt werden.
• Hauptproduktbilder
  Natürlich gibt es mittlerweile von den meisten Produkten mehrere Produktbilder. Eines davon muss als erstes in Webshops gezeigt werden oder soll in Katalogen als Wichtigstes abgebildet werden. Die Kennzeichnung eines solchen Fotos kann ganz grundsätzlich im Freigabeprozess erfolgen. Häufig ist aber bereits davor klar, um welches Foto bzw. Rendering es sich handelt.
• Weitere Produktbilder
  Hierzu zählen alle weiteren Produktfotos oder Renderings. Oft handelt es sich hierbei, wie beim Hauptproduktbild, um Produktdarstellungen mit einem Freistellungspfad. Hierdurch können die dargestellten Objekte auf unterschiedlichen Hintergründen platziert werden. In Abgrenzung dazu gibt es oft noch sogenannte …
• Action-, Anwendungs- oder Ambiente-Bilder
  Dabei handelt es sich um Darstellungen des Produkts im Einsatz – die Butter auf dem Brot, die Möbel im Wohnzimmer, das E-Bike mit Fahrer auf der Straße etc.
• Produktdatenblätter
  Gerade im B2B-Bereich werden häufig Produktdarstellungen innerhalb eines Dokuments benötigt, in denen die genauen Spezifikationen des Produkts – Maße, Gewicht, Features etc. verdeutlicht werden.
• Bedienungsanleitungen
  Ob es nun Bedienungsanleitungen für technische Geräte in mehreren Sprachen sind, Aufbauanleitungen für Möbel, Pflegeanleitungen für jegliche Produkte - Mittlerweile gehört es zum guten Ton, diese nicht nur den Produkten beizupacken, sondern auch auf Websites und in Apps anzubieten.
• Zertifikate
  Für verschiedene Produktklassen sind Zertifikate unbedingt erforderlich, damit diese innerhalb der EU vertrieben werden dürfen – beispielsweise die CE-Erklärung für elektrische Produkte. Daneben gibt es noch vielerlei weitere Zertifikate, die Produkten zuordenbar sind.
• Beliebige weitere Klassen
  Natürlich kannst Du den Produkten beliebige weitere Asset-Klassen zuordnen – ganz gleich ob dies Filme, 3D-Modelle, Sticker, Einzelteile etc. sind – wenn diese durch den Dateinamen einer Klasse zuordenbar sind, ist dies möglich.

Beide Systeme – MAM und DAM – sind mit einem PIM verbunden, einem Product Information Management System. Ein PIM ist in der Regel die zentrale Verteilinstanz für Produktstammdaten im Unternehmen. Über eine Schnittstelle zum PIM ist es möglich, dass den Assets Metadaten zugeordnet werden. So funktioniert dies auch bei Tessa im Zusammenspiel mit dem Akeneo PIM – es gibt eine dedizierte API, über die Daten verknüpft werden. Dieses Verfahren hat enorm viele Vorteile: Das PIM „weiß“, welche Bilder und anderen Assets zu einem Produkt gehören. Beliebige Printprodukte werden damit automatisiert bestückt – nehmen wir beispielsweise Kataloge, Broschüren, Produktdatenblätter, Anleitungen etc. Aber nicht nur die integrierte Produktion von Printobjekten wird ermöglicht, auch das Zusammenspiel von PIM und DAM reduziert Fehler.

Und natürlich werden auch allerhand Online-Objekte damit bespielt. Ob das nun Websites, Webshops, ganze E-Commerce-Plattformen, Marktplätze oder ERPs und CRMs im Unternehmen sind, alle erhalten durch die Datenbankanbindung stets das aktuelle Asset-Material in der gewünschten Ausprägung. Dazu später mehr.

Digitale Medien ohne Produktbezug

Meistens handelt es sich bei Assets ohne Produktbezug um Fotos, Logos, Templates für Präsentationen oder Anzeigen, mitunter auch Kataloge oder Broschüren. Eine allgemeine Klassen-Struktur dieser Assets ist schwer erkennbar. Oft kommen Unternehmen hier mit einer sehr langen, sehr unübersichtlichen Liste an Assets auf zu uns. Wir erarbeiten dann, wenn erforderlich, gemeinsam mit dem Kunden eine für die späteren Nutzer des TESSA DAM zugängliche Struktur. Dies ist einer der Enterprise-Vorzüge des TESSA DAM. Das Tool ist an die jeweilige Struktur Deines Unternehmens anpassbar. Freilich gibt es einige Anforderungen, die erfüllt werden müssen, damit alles reibungslos läuft. Dies beginnt mit einer sinnvollen Struktur der Dateinamen.

Während es bei Assets mit Produktbezug den Nutzern des TESSA DAM vorwiegend darum geht, die Assets in nachgelagerten Prozessen automatisch Produkten zuzuordnen, z.B. auf Websites oder in Katalogen, ist das vorwiegende Ziel bei Assets ohne Produktbezug meist, diese zentral zur Verfügung zu stellen, die aktuelle Version eines Assets anzubieten und im Falle einer Aktualisierung die Nutzer des Assets zu informieren.

Die Arbeit mit Workflows in DAM-Systemen

Arbeitest Du mit externen Fotografen, vielleicht sogar in China? Sollen Umfärbungen in Indien, Vietnam oder den Philippinen durchgeführt werden? Dann kann der Fotograf seine Arbeit direkt über die Webschnittstelle der TESSA hochladen. Du kannst in diesem Fall eine Benachrichtigung bekommen. Ist das Foto OK, so kann es einfach freigegeben werden. Oft wirst Du Änderungswünsche oder Verbesserungsvorschläge haben. Diese kannst Du im TESSA DAM direkt auf dem Foto platzieren. Typische Anweisungen sind hier beispielsweise „Schatten entfernen“, „um 10 Grad nach rechts drehen“, „Falten in diesem Bereich entfernen“. Der Fotograf wird automatisch über Deine Änderungswünsche informiert und kann diese bearbeiten. Nachdem er die neue Version hochgeladen hat, wirst Du informiert und kannst weiterarbeiten. Möglicherweise musst Du noch den Dateinamen anpassen oder Metadaten ergänzen. Danach gibst Du das Foto frei – fertig!

Einen enorm wichtigen Tipp haben wir noch: Wähle einen kurzen einfachen Prozess. Das wird Dir die Arbeit stark erleichtern. Denk an das Pareto-Prinzip und 80:20 und nicht an die Abbildung möglicher Eventualitäten. Das erleichtert den Einstieg.