Die Unterschiede im Überblick
Der Leistungsumfang eines Digital Asset Management Systems übersteigt deutlich den Leistungsumfang einer einfachen Bilddatenbank. Eine Bilddatenbank verwaltet in der Regel nur Bilder, Grafikdaten (z.B. JPG, TIF, RAW, PNG, etc.) und Videodaten (z.B. MP4, MPEG, etc.) auf eine einfache Art und Weise.
Im Gegensatz zu einer Bilddatenbank übernimmt ein Digital Asset Management System deutlich mehr Aufgaben und bietet hierfür spezielle Funktionen, um die tägliche Arbeit mit digitalen Assets zu vereinfachen und zu optimieren. Moderne DAM-System verfügen daher beispielsweise über folgende Funktionen:
- Volltextsuche und Verschlagwortung
Durch manuelle oder automatische Verschlagwortung können Assets bei einer späteren Suche ordner- und kategorieübergreifend schneller gefunden werden. Die langwierige Suche auf Festplatten, Netzlaufwerken und Cloudspeicherdiensten wie z.B. Dropbox entfällt. - Metadatenmanagement und Kategorien
Optimiertes Metadatenmanagement auf Basis von dateispezifischen Metadaten (Datum, Dateigröße, Auflösung, Farbinformationen, u.v.m.) oder frei definierbaren Metadaten (z.B. Kategorien, Lizenzdatum, verantwortlicher Ansprechpartner, etc.) sorgt für eine erhöhte Datenqualität. - Versionsverwaltung
Zu einem Asset bzw. einer Datei können beliebige Versionen gespeichert und bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt wiederhergestellt werden. Änderungen an Bild- und Mediendaten können kommentiert werden und bleiben transparent und nachvollziehbar. - Workflows
Mit Hilfe von Workflows können beliebige Prozesse abgebildet werden, um ein Asset von der Erstellung bis zur Verteilung optimal zu kontrollieren. Die Datenqualität und die Kontrolle über die Daten steigt. - Konvertieren und Verteilen
Die Verteilung der digitalen Assets an beliebige Empfänger und die Veröffentlichung in beliebigen Kanälen (z.B. Website, online Shop, Printkatalog) erfolgt teil- oder vollautomatisch. Assets werden für den jeweiligen Kanal automatisch konvertiert und das Dateiformat, die Dateigröße und Farbeinstellungen können auf Basis von Voreinstellungen und gespeicherten Profilen angepaßt werden. Optional können Bilder darüber hinaus mit Wasserzeichen versehen oder automatisch freigestellt werden. - Zusammenarbeit im Team und mit Lieferanten
Der Datenaustausch mit Grafikern, Agenturen, Händlern und Endkunden kann über Warenkörbe und Webportale vereinfacht und beschleunigt werden. Alternative Lösungen wie Dateiversand per E-Mail, der Einsatz von Cloudspeicherdiensten (z.B. Dropbox, Google Drive oder ownCloud) ist nicht mehr notwendig. Interne Protokollfunktionen ermöglichen es zudem, bei Bedarf jede Datenveränderung nachzuvollziehen. - Integration in die bestehende Systemlandschaft
Moderne DAM-Systeme sind sehr spezialisiert in dem, was sie tun. Daher ist es notwendig, dass sich diese Digital Asset Management Systeme mit anderen Software-Lösungen austauschen. Dieser automatische oder manuelle Informations- und Datenaustausch mit PIM-Systemen, ERP-Systemen, Websites, online Shops und vielen weiteren Systemen erfolgt hierbei über PlugIns oder Schnittstellen. Hierbei stehen beispielsweise fertige PlugIns für Adobe Photoshop und Adobe InDesign, Akeneo-PIM oder Magento zur Verfügung. Eine universelle Schnittstelle in Form einer RestAPI bietet weitere Möglichkeiten zum Datenaustausch mit anderen Systemen.
Fazit
Deutlich mehr Möglichkeiten mit DAM
Für die unterschiedlichen Aufgaben, die ein Digital Asset Management System übernehmen kann, stellt das DAM-System spezielle Funktionen zur Verfügung und grenzt sich somit von einer einfachen Bilddatenbank ab. Diese Funktionen unterstützen den Anwender bei der täglichen Arbeit, indem viele Arbeitsschritte durch das DAM vollständig automatisiert und vereinfacht werden.
