Digital Asset Management

Bei Deinem DAM – Digital Asset Management – handelt es sich um ein Software System zur Speicherung und Verwaltung digitaler Assets. Bei Assets handelt es sich um Dateien mit beliebigen Inhalten. Ursprünglich wurden zumeist Mediendateien wie Bilder, Zeichnungen, Grafiken, Musik sowie Videos integriert. Solche Systeme wurden auch als Media Asset Management – MAM – bezeichnet. Mittlerweile wird in DAM Systemen jeglicher Content in Dateiform gespeichert – also auch PDF Dateien, Templates, 3D-Dateien etc. Deshalb wird der weiter gefasste Begriff genutzt. Es handelt sich also um eine spezielle Form des CMS – Content Management Systems.

Bei einem MAM System – einem Media Asset Management System – handelt es sich um eine Datenbank zur Speicherung und Verwaltung von Media Assets. Diese bezeichnen Mediendateien für Fotos, Musik, Filme oder Dokumente. Fotos, beispielsweise TIFF- oder JPEG-Dateien, können durch das MAM System per Produktnummer im Dateinamen einem Produkt zugeordnet werden. So kann überprüft werden, ob für alle Produkte ein Foto vorhanden ist. Ebenso ist es möglich, Selektionen beziehungsweise Sammlungen von Assets für bestimmte Verwendungszwecke automatisch zusammenzustellen. Dabei kann es sich um Kataloge, Broschüren oder Aktionssortimente des Vertriebs handeln.

Ganz grundsätzlich ist es möglich, Workflows zu errichten, mit denen Media Assets in das MAM System gelangen. Media Asset Listen und Verzeichnisse können erzeugt werden. Es gibt vereinfachte Suchmechanismen und meist ein dediziertes System zur Verteilung von Nutzerrechten. So kann festgelegt werden, welche Nutzerklassen welche Asset-Typen sehen, bearbeiten und gegebenenfalls ausleiten dürfen. Dabei kann übrigens auch die Qualität der Ausleitung definiert werden – also beispielsweise maximal 2.000 Pixel für Produktbilder.

Ein DAM System – Digital Asset Management – ist die Weiterentwicklung von MAM Systemen. Dabei werden über Media Assets hinaus – also Fotos, Bilder, Grafiken, Musik und Videos – auch noch weitere Dateiformate gespeichert und verwaltet. Es kann sich dabei um jegliche Datei handeln, beispielsweise auch ZIP-Dateien, Templates für Powerpoint, InDesign oder Datensätze als CSV, die verwaltet und zur Verfügung gestellt werden sollen. Das DAM System wird so zum Single Point of Truth für Assets, Dateien, die gespeichert und verarbeitet werden sollen.

Es gibt elaborierte Workflow- und Freigabe-Mechanismen. Der Zweck dieser Verfahren besteht darin, in das DAM nur perfekte und fertige Dateien zu integrieren. Es handelt sich dabei um Assets, die einer Verteilung zugeführt werden müssen. Mit einem DAM ist es automatisiert möglich, die Assets richtigen Kategorien zuzuordnen. Erforderlich ist hierzu meist eine entsprechende Kennung im Dateinamen. Dann erscheinen Produktfotos, Detailfotos, Aktion- und Ambientefotos, auch Logos, Zeichnungen sowie Videos in den dafür vorgesehenen Verzeichnissen.

In weiteren Schritten werden die Assets der perspektivischen Verwendung zugeführt. Dabei ist das DAM – als SAAS- oder OnPremise-Version – über das Internet erreichbar und die Assets werden in der Form ausgespielt, für die diese vorgesehen sind. Für Kataloge könnte es die Original-Qualität sein und im Kontext Online-Shops eine 1.500 Pixel-Version mit 72 dpi Auflösung und Wasserzeichen.

DAM Systeme – Digital Asset Management – sorgen in Organisationen für einen Single Point of Truth für Assets, so wie es PIM Systeme für Produktinformationen tun (Texte und Attributwerte). DAM Systeme sorgen also für Sicherheit bei der Speicherung, Verwaltung und Verteilung von Assets. So sind Systeme wie das TESSA DAM Werkzeuge, um größere Asset-Datenmengen belastbar (sicher und valide) zur Verfügung zu stellen sowie die Effizienz der Verwaltung von Assets zu erhöhen. Durch das Zusammenspiel mit PIM-Systemen wie Akeneo wird die Verknüpfung mit Attributwerten und Produkttexten möglich und diese wiederum erleichtert die Auffindbarkeit von Assets. Der Aufwand zum Auffinden von Assets wird hierdurch reduziert.

Gleichzeitig ist es sinnvoll, Metadaten, Bildnutzungsrechte und Lizenzinformationen zu speichern. Neben diesen Verwaltungsaspekten spielen zudem die Effizienz steigernden Features bei der Verteilung von Assets eine wichtige Rolle. Durch die Option dedizierter Nutzungsrechte ist es möglich, das Frontend von DAM-Systemen für den Selfservice zur Verfügung zu stellen. Kunden, Dienstleistern und Kollegen erlaubt dies die eigenständige Suche nach Bildmaterial und sonstigen Assets. Für Kataloge, Broschüren und sonstiges Werbematerial besteht durch die verlinkte Einbindung von Assets die Sicherheit, immer die aktuelle Version dem PDF oder Druck zuzuführen.

Digital Assets sind Dateien, die gespeichert, verwaltet und sowie intern als auch extern zur Verfügung gestellt werden sollen. Inhaltlich geht es dabei um produktbezogenes Material wie Produktfotos, Aktion- oder Ambientefotos, Zeichnungen, Bedienungsanleitungen, Zertifikate etc. Darüber hinaus werden auch firmen- oder markenbezogene Assets wie Logos, Pressefotos (z.B. von Personen, Gebäuden, Veranstaltungen), Templates, Präsentationen, Formulare, Kataloge, Broschüren und ähnliches Material verwaltet und zur Verfügung gestellt.

Hinsichtlich der Dateiformate sind keine Einschränkungen vorgegeben. DAM Systeme können normalerweise alle Dateiendungen verarbeiten. Sollte eine Dateierweiterung nicht erkannt werden, so ist diese, wie im TESSA DAM, konfigurierbar. Bei Fotos könnten dies Grafikformate wie TIFF, JPEG, PNG, PSD oder RAW sein – vielleicht auch GIF, BMP, SVG oder EPS. Bei 3D Dateien sind es dann potenziell OBJ, 3DS oder STEP, die zur Verarbeitung in CAD Systemen zur Verfügung gestellt werden sollen.

Dabei geht es einerseits um Freigabe-Mechanismen für Dateien, die für Unternehmen sehr wichtig sind. Andererseits soll der Zugriff für einen mittleren bis größeren Nutzerkreis ermöglicht werden. Dateien, die an Einzelplätzen oder von Abteilungen genutzt werden, gehören normalerweise nicht dazu. Sollte bei solchen Dateien ein Versionsmanagement erforderlich sein, kommt gegebenenfalls ein System zum Dokumentenmanagement zu Einsatz.

Der Digital Asset Manager ist im Unternehmen für die Bedienung des DAM zuständig. Diese Person sorgt dafür, dass die Assets über entsprechende Workflows und Freigabemechanismen ins DAM gelangen. Das beginnt bei der Anforderung von Assets – beispielsweise beim Fotografen oder Produzenten eines Produkts. Der digital Asset Manager beurteilt – je nach Organisation und Zuständigkeit – die Qualität der Assets. In manchen Unternehmen ist die Person auch nur für valide technische Abläufe zuständig.

Eine weitere Aufgabe besteht in der Nutzerverwaltung und der Konfiguration von Rollen. Auch Service-Aufgaben wie die Zusammenstellung und Ausleitung von Kollektionen für Kunden und Dienstleister stehen auf dem Programm. Je nach Qualifikation legt ein Digital Asset Manager auch Import- und Export-Mechanismen an. Er muss also im Fall des Imports dafür sorgen, dass ein Asset der korrekten Kategorie zugeordnet werden. Geht es um den Datei-Export, dann legt die Person entsprechende Konvertierungsmechanismen an. Im Falle der TESSA nennen wir diese Channels.