Was sind Metadaten?
Metadaten sind Daten über Daten. Der Begriff „Meta“ stammt aus dem Griechischen und bedeutet in unserem Fall „über“. Diese Metadaten bestimmen die Eigenschaften eines Datenobjekts. Im Falle des Digital Asset Managements (DAM) die Eigenschaften eines Assets – also einer Datei. Dabei können die Metadaten
- In der Datei enthalten sein
- durch die Abspeicherung in ein DAM entstehen
- manuell hinzugefügt werden
- durch Künstliche Intelligenz ermittelt werden oder
- aus der Verknüpfung mit einem PIM-System
Wenn wir an Fotos denken, also das was zuerst in Bilddatenbanken, den Vorläufern von DAM Systemen, abgespeichert wurde, so enthalten diese Bilddateien sogenannte EXIF-Informationen (Exchangeable Image File Format). Diese Informationen werden von der Kamera in jedes abgespeicherte Foto integriert:
- Kamera (Marke und Modell)
- Blende
- Belichtungszeit
- ISO
- Erstellungsdatum
- GPS-Daten des Aufnahmeortes
- Fotograf
- Copyright-Vermerke und viele weitere Attribute
Informationen wie der Fotograf und andere Copyright-Vermerke sind bei professionellen Kameras konfigurierbar. So haben Fotografen die Möglichkeit, Rechte an ihrer Arbeit zu beanspruchen.
In modernen DAM Systemen werden noch viele weitere Dateitypen abgespeichert, die auch Metadaten dieser Kategorie enthalten. In PDF-Dateien wird der Autor angegeben, weitere Copyright Informationen sind möglich sowie auch ein Passwortschutz. Auch in Microsoft Office-Dokumenten sind Metadaten hinzufügbar. Neben den üblichen vom Hersteller vordefinierten Attributen ist es für diese Dateien möglich, selbst eigene Attribute zu definieren und zugehörige Werte einzufügen. Dafür gibt es immerhin vier Typen: Text-Attribute, Zahlwerte, Datumswerte sowie boolians (Ja/Nein).
Aber wie oben geschrieben ist es zudem möglich, viele weitere Meta-Informationen zu ermitteln, auszulesen oder zu verknüpfen. Ein Beispiel ist die Anwendung von OCR oder höher entwickelten Texterkennungsmechanismen, um aus Fotos oder Scans Textinformation zu extrahieren, um diese später suchbar zu machen.
Warum sind Metadaten wichtig?
Die Funktionen von Metadaten im Asset Management sind vielfältig. Fotografen und Unternehmen dachten zunächst an das Copyright und den Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff, aber auch an die Dokumentation der Erstellung der Assets. Diese wichtigen Basisfunktionen werden ergänzt durch Daten, die ein DAM zu den einzelnen Assets aufzeichnen kann. Das betrifft beispielsweise die Nutzung von Assets. Wir können hierdurch also sagen, wie oft welche Assets geladen wurden und über eine Klassifikation deren Relevanz bestimmen. Daten darüber, wie oft ein Asset publiziert werden darf und bis zu welchem Zeitpunkt dafür die Rechte vorhanden sind, müssen meist manuell oder halbmanuell ergänzt werden und gehören auch zu den Metadaten. Eine enorm wichtige Funktion von DAM-Systemen besteht in der Herstellung der Auffindbarkeit von Assets. Diese wird durch die Verknüpfung der Assets mit Informationen aus dem PIM stark bereichert. So ist es mit einem Beispiel aus dem Bereich Bekleidung einfach möglich, alle Actionfotos von Damenhosen der kommenden Saison zu selektieren. Nicht vergessen sollte man auch die durch künstliche Intelligenz (KI) generierten Daten. Hierdurch können beispielsweise Objekte auf Fotos erkannt werden oder Texte in Grafiken – genauer: Bei Grafikformaten können Texte ausgelesen werden, die vorher nicht als solcher abgespeichert wurden.
Wie kann man Metadaten bearbeiten?
Metadaten können ganz grundsätzlich mit den Erstellungswerkzeugen editiert werden. Weiter oben haben wir das Beispiel der Office-Programme genannt. Auch in Adobe-Programmen gibt es natürlich die Möglichkeit, Metadaten zu editieren. Darüber hinaus bieten DAM Systeme selbstverständlich die Option, die entsprechenden Informationen anzupassen, sofern dies zulässig ist. Wird beispielsweise eine Datei durch ein Passwort geschützt, dann ist dies nicht ohne weiteres möglich. Zudem können natürlich alle nicht dem Asset integralen Metadaten-Bestandteile in DAM-Systemen wie dem TESSA DAM automatisiert oder manuell angepasst werden. Darüber hinaus gibt es spezielle Tools für die Manipulation integraler Metadaten-Bestandteile.
