5 Expertentipps zur Nutzung eines Digital Asset Management Systems

Einordnung

In unserer digitalisierten Welt, in der visuelle Inhalte König sind, wird die effiziente Verwaltung digitaler Assets immer wichtiger. Egal, ob es sich um Fotos, Videos oder Dokumente handelt, ein unübersichtliches Chaos an Dateien kann schnell zu einem ernsthaften Problem für jedes Unternehmen werden. Doch wie behältst Du den Überblick und stellst sicher, dass Du das volle Potenzial Deiner digitalen Schätze ausschöpfst? Die Antwort liegt in der intelligenten Nutzung eines Digital Asset Management (DAM) Systems. Tauche ein in die Welt des Digital Asset Managements und entdecke, wie Du Deine digitalen Assets wie ein Profi verwalten kannst.

Tipp 1: Wähle das DAM-System, das zu Deinem Unternehmen passt

Nicht jedes System passt zu jeder Unternehmensstruktur. Deshalb ist es entscheidend, eine Lösung zu finden, die nicht nur Deine aktuellen Bedürfnisse erfüllt, sondern auch mit Deinem Unternehmen wachsen kann. 

Die Auswahl des richtigen Digital Asset Management (DAM) Systems erfordert eine sorgfältige Analyse Deiner spezifischen Anforderungen und die Berücksichtigung verschiedener Faktoren. Unter anderem sind folgenden Schritte ausschlaggebend, um die für Dich und Dein Unternehmen passende DAM-Lösung zu identifizieren: 

• Verstehe Deine Anforderungen!
• Achte darauf, dass das DAM-System benutzerfreundlich ist und sich einfach in Deine bestehenden Arbeitsabläufe integrieren lässt.
• Stelle sicher, dass das DAM-System Zugriffskontrollen und Sicherheitsmechanismen bietet.
• Überprüfen, ob das DAM-System nahtlos mit anderen Tools und Softwareanwendungen zusammen arbeiten kann, die Dein Unternehmen bereits verwendet (z.B. Content-Management-Systeme, Design-Tools).
• Prüfe, wie gut das DAM-System Metadaten unterstützt und verwaltet.
• Stelle sicher, dass das DAM-System skalierbar ist, um mit dem wachsenden Bedarf an digitalen Assets umgehen zu können.
• Wie gut unterstützt das DAM eine produktive Zusammenarbeit im Team?

Nur durch eine gründliche Analyse kann das DAM-System ausgewählt werden, das am besten zu Deinen spezifischen Anforderungen passt. Nutze außerdem unbedingt Testversionen oder Demos, um die Funktionen des DAM-Systems selbst zu überprüfen.

Hier findest Du im Detail die Fragen, die Du Dir stellen solltest, um die richtige DAM-Lösung für Dich zu identifizieren.

Tipp 2: Integriere Deine Assets prozessorientiert

Effiziente Prozesse sind das A und O für jedes Unternehmen. TESSA DAM schmiegt sich flexibel an Deine Abläufe an und ermöglicht es Dir, Prozesse zu optimieren und damit Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und Fehleranfälligkeiten zu minimieren. Fotos und Dokumente erhalten direkt beim Erstellen automatische Dateinamen und Zusatzinformationen, sodass Du immer weißt, was abgebildet wird oder zu welchem Produkt ein Dokument gehört. EIKONA Media unterstützt Dich dabei, diese Prozesse nahtlos in Dein System zu integrieren.

Tipp 3: Hinterlege alle Assets nur einmal

Ein Asset mehrfach abzuspeichern ist nicht notwenig. In TESSA lädst Du Deine Assets einmal in höchster Qualität hoch, und alle weiteren Formate werden automatisch erstellt. Änderungen an einem Asset musst Du nur einmal vornehmen und sie werden überall dort aktualisiert, wo das Asset verwendet wird. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Speicherplatz und reduziert den Ärger über vergessene Aktualisierungen.

Tipp 4: Automatisiere Deine Prozesse

Bei einer großen Anzahl von Artikeln und Kontakten zu Händlern oder Herstellern ist es ratsam, Deine Prozesse weitgehend zu automatisieren. Standardisiere die Taxonomie Deiner Assets und sorge für eine einheitliche Struktur bei der Benennung. Ein Beispiel: <Marke>_main_<Artikelnummer>.<Dateierweiterung> für das Hauptbild eines Artikels. Dies erleichtert den Import, die Verarbeitung und die Zuweisung zu Deinen Zielsystemen über Dein Product Information Management (PIM).

Tipp 5: Customization: Liefere Kunden, was sie benötigen

Indem Du Deinen Kunden genau die Assets lieferst, die sie brauchen, und dies auf einfache Weise ermöglichst, wirst Du schneller gelistet, was wiederum Deinem Umsatz zugutekommt. Eine konsistente Benennung und automatisierte Vorprozesse sind hier der Schlüssel. Statt eine ZIP-Datei mit allen Assets zu senden, bevorzugen viele Kunden mittlerweile eine Excel- oder CSV-Datei mit Links zu den benötigten Dateien in der richtigen Qualität. So wird die Produktivität gesteigert und die Fehleranfälligkeit minimiert.