DAM-Einführung: So gelingt die Systemeinführung

Willkommen zu unserem umfassenden Artikel über die Einführung eines Digital Asset Management (DAM) Systems. Wenn du jemals mit der Verwaltung einer Vielzahl von digitalen Dateien zu kämpfen hattest, weißt Du, wie überwältigend und zeitaufwändig das sein kann. Hier kommt ein DAM-System ins Spiel. Es ist die Lösung, um all Deine digitalen Ressourcen – seien es Bilder, Videos, Dokumente oder andere Dateien – effizient zu organisieren, zu speichern und leicht zugänglich zu machen.

Wir, als spezialisierter Dienstleister, haben mit dem TESSA DAM ein eigenes Enterprise DAM entwickelt, das genau auf die Bedürfnisse moderner Unternehmen zugeschnitten ist. In diesem Artikel erfährst Du alles, was du über die Einführung eines DAM-Systems wissen musst: von den grundlegenden Funktionen und Vorteilen über den Implementierungsprozess bis hin zu praktischen Tipps für eine erfolgreiche Integration.

Begleite uns auf dieser Reise und entdecke, wie unser DAM-System Deine Arbeitsabläufe revolutionieren kann. Viel Spaß beim Lesen!

Warum ein DAM einführen? Welche Ziele verfolgst Du mit der Einführung?

Der Handel wir zunehmend von E-Commerce geprägt. Es werden immer mehr Bilder, Zeichnungen und weitere Medienformate für erfolgreiches Marketing erforderlich. Damit wird die effiziente Verwaltung von digitalen Inhalten zu einer immer größeren Herausforderung. Egal, ob es sich um Bilder, Videos, Dokumente oder andere Dateien handelt – die Menge an digitalen Assets wächst stetig. Hier kommt ein Digital Asset Management (DAM) System wie unser TESSA DAM ins Spiel. Doch warum solltest Du ein DAM einführen und welche Ziele kannst Du damit verfolgen? 

Effizienzsteigerung und Zeitersparnis durch DAM-Einsatz

Ein DAM-System wie unser eigens entwickeltes TESSA ermöglicht es Dir, alle Deine digitalen Inhalte zentral zu speichern und zu organisieren. Dies führt zu einer erheblichen Effizienzsteigerung, da Du nicht mehr lange nach bestimmten Dateien suchen musst. Mit intelligenten Suchfunktionen und Metadaten kannst Du benötigte Dateien schnell und einfach finden. Das spart wertvolle Zeit, die Du für andere wichtige Aufgaben nutzen kannst. 

Einheitliche Markenkommunikation

Ein weiteres wichtiges Ziel der Einführung eines DAM-Systems ist die Sicherstellung einer einheitlichen Markenkommunikation und die Markenbildung. Mit TESSA hast Du die Kontrolle über die Verwendung von Markenressourcen und stellst sicher, dass immer die aktuellsten und freigegebenen Versionen verwendet werden. Dies hilft Dir, ein konsistentes Markenerlebnis zu schaffen und Missverständnisse oder Fehler zu vermeiden, die durch die Nutzung veralteter Dateien entstehen könnten. 

Kostensenkung durch DAM-Systeme

Durch die zentrale Verwaltung und einfache Zugänglichkeit der digitalen Assets werden Prozesse optimiert und damit Kosten gesenkt. Du vermeidest doppelte Arbeiten und Redundanzen, was zu einer effizienteren Nutzung von Ressourcen führt. Zudem können externe Dienstleister oder Partner direkt auf die benötigten Dateien zugreifen, ohne dass Du sie jedes Mal extra manuell bereitstellen musst. 

Erhöhte Sicherheit und Kontrolle

Mit einem DAM-System wie TESSA erhältst Du auch eine verbesserte Sicherheit und Kontrolle über Deine digitalen Inhalte. Du kannst Zugriffsrechte individuell vergeben und genau festlegen, wer welche Dateien sehen oder bearbeiten darf. Dies reduziert das Risiko von Datenverlust oder -missbrauch und stellt sicher, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben.

Verbesserung der Zusammenarbeit

Ein DAM-System fördert die Zusammenarbeit in Deinem Team und mit externen Partnern. Durch die zentrale Plattform können alle Beteiligten auf die benötigten Dateien zugreifen und gemeinsam daran arbeiten. Kommentare, Versionierung und Freigabeprozesse erleichtern die Abstimmung und sorgen für eine reibungslose Kommunikation.

Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit

Digital Asset Management Systeme sind darauf ausgelegt, mit Deinem Unternehmen zu wachsen. TESSA bietet die Flexibilität und Skalierbarkeit, die Du benötigst, um auch in Zukunft den steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Egal, wie groß Dein Datenvolumen ist oder wie komplex Deine Anforderungen sind – das DAM-System passt sich Deinen Bedürfnissen an. 

Welche Schritte musst Du bei der Einführung eines DAM beachten?

Nachdem Du die Vorteile und Motive zur Einführung eines Digital Asset Management (DAM) Systems kennengelernt hast, möchten wir Dich nun durch die wesentlichen Schritte der Einführung eines solchen Systems führen. Die Implementierung eines DAM erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung, um den maximalen Nutzen daraus zu ziehen. Hier sind die Schritte, die Du beachten solltest: 

1. Bedarfsanalyse und Zielsetzung

Zu Beginn solltest Du eine gründliche Bedarfsanalyse durchführen. Welche Herausforderungen möchtest Du mit einem DAM-System wie TESSA bewältigen? Definiere klare Ziele, die Du erreichen möchtest, wie zum Beispiel die Reduzierung von Suchzeiten, die Sicherstellung einer einheitlichen Markenkommunikation oder die Verbesserung der Zusammenarbeit. Du solltest auch analysieren, welche Assets bzw. Medientypen Du in Deinem Unternehmen benutzt und welche vielleicht noch hinzukommen. Wichtig sind auch die Zielsysteme in denen Deine Assets – Bilder, Zeichnungen, Video, Dokumente etc. benutzt werden. Möglicherweise plant ihr ja noch weitere Medienformate für die kommenden Jahre.

2. Auswahl des richtigen DAM-Systems

Die Wahl des richtigen DAM-Systems ist entscheidend für den Erfolg. Unser TESSA-System bietet zahlreiche Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten, die sich flexibel an Deine spezifischen Bedürfnisse anpassen lassen. Vergleiche verschiedene Anbieter und prüfe, welche Lösung am besten zu Deinen Anforderungen passt. Ein Kriterium hierbei ist auch das Zusammenspiel mit PIM-Systemen wie Akeneo und Tools zum Database-Publishing wie InBetween. 

3. Planung und Projektmanagement

Eine detaillierte Planung ist das A und O. Erstelle einen Projektplan, der alle wichtigen Meilensteine und Aufgaben umfasst. Definiere Verantwortlichkeiten und stelle sicher, dass alle Beteiligten über ihre Rollen und Aufgaben informiert sind. Ein gutes Projektmanagement hilft Dir, den Überblick zu behalten und das Projekt erfolgreich umzusetzen. 

4. Datenmigration und Integration

Ein wesentlicher Schritt ist die Migration Deiner bestehenden digitalen Inhalte in das neue DAM-System. Dabei solltest Du sicherstellen, dass alle relevanten Dateien korrekt übertragen werden und die Metadaten vollständig und konsistent sind. Prüfe auch die Integration des DAM-Systems mit Deinen bestehenden Tools und Systemen, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Du solltest auch über den gewünschten bzw. notwendigen Automatisierungsgrad entscheiden. Die Regel dabei: Je eindeutiger und konsistenter Deine Assets benannt sind, umso leichter kann eine Automatisierung erfolgen. 

5. Benutzerrollen und Zugriffsrechte definieren

Lege fest, wer in Deinem Unternehmen Zugriff auf welche Inhalte haben soll. Definiere Benutzerrollen und Zugriffsrechte, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben und nur berechtigte Personen Zugriff auf bestimmte Dateien haben.

6. Schulung und Change Management

Die Einführung eines neuen Systems erfordert oft eine Umstellung in den Arbeitsabläufen. Plane Schulungen für Deine Mitarbeiter ein, um ihnen den Umgang mit dem neuen DAM-System zu erleichtern. Ein gutes Change Management hilft dabei, Widerstände zu minimieren und die Akzeptanz des neuen Systems zu erhöhen. 

7. Testen und Feinjustierung

Bevor das System live geht, solltest Du umfassende Tests durchführen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert. Identifiziere mögliche Fehlerquellen und behebe diese. Eine sorgfältige Feinjustierung kann spätere Probleme vermeiden und die Benutzerfreundlichkeit verbessern. 

8. Einführung und laufende Optimierung

Nun ist es soweit: Das System wird eingeführt und in den täglichen Betrieb integriert. Achte darauf, dass der Übergang so nahtlos wie möglich verläuft. Nach der Einführung ist es wichtig, das System kontinuierlich zu überwachen und zu optimieren. Sammle Feedback von den Nutzern und nutze dieses, um das DAM-System weiter zu verbessern.

Welche Quellen für digitale Assets hast Du?

Nachdem Du die grundlegenden Schritte zur Einführung eines Digital Asset Management (DAM) Systems kennengelernt hast, wollen wir uns nun den verschiedenen Quellen widmen, aus denen Du Deine digitalen Assets beziehen kannst. Das Wissen um diese Quellen ist entscheidend, um Dein DAM-System optimal zu nutzen und immer Zugriff auf die benötigten Ressourcen zu haben. Hier sind die wichtigsten Quellen für digitale Assets:

Interne Quellen

Eigene Produktionen: Viele digitale Assets entstehen direkt in Deinem Unternehmen. Dazu gehören beispielsweise Fotoshootings, Videos, Grafiken und Dokumente, die von Deinen internen Teams erstellt werden. Diese Assets sollten richtig benannt, regelmäßig aktualisiert und in Deinem DAM-System gespeichert werden. 

Externe Agenturen und Dienstleister

Werbeagenturen: Viele Unternehmen arbeiten mit externen Werbeagenturen zusammen, um Marketingmaterialien zu erstellen. Diese Agenturen liefern häufig hochwertige Bilder, Videos und Grafiken, die in Deinem DAM-System gespeichert werden sollten. Hierfür müssen entsprechende Wege in das DAM geschaffen werden.

Freiberufler und Kreative: Auch Freiberufler und Kreative können wertvolle Quellen für digitale Assets sein. Sie liefern oft maßgeschneiderte Inhalte, die speziell auf Deine Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Produzenten digitaler Objekte: Viele Unternehmen benötigen mittlerweile 3D Objekte ihre Produkte oder Datenobjekte wie die für BIM. Solche Dienstleiter sollte im Idealfall über automatisierte Schrittstelle angeschlossen werden.

Lieferanten

Lieferantendaten: Wenn Du im B2B-Bereich oder Handel tätig bist, kannst Du auch digitale Assets von Deinen Lieferanten oder Kooperationspartnern erhalten. Diese können kontinuierlich bei Dir eintreffen, spezielle Anfragen oder individuelle Projekte betreffen und sollten ebenfalls gut organisiert und leicht zugänglich sein.

Stockfotos und Content-Plattformen

Stockfotos: Plattformen wie Shutterstock, Getty Images oder Adobe Stock bieten eine riesige Auswahl an lizenzfreien Bildern, Videos und Grafiken. Diese Ressourcen sind besonders nützlich, wenn Du schnell hochwertige Inhalte benötigst und keine Zeit hast, eigene Assets zu erstellen. Allerdings müssen hier Lizenzbedienungen beachtet und in Deinem DAM gespeichert werden, damit rechtlich alles sauber laufen kann.

Content-Plattformen: Es gibt auch spezialisierte Plattformen für bestimmte Arten von Inhalten, wie Musik, Soundeffekte oder Schriftarten. Diese können eine wertvolle Ergänzung zu Deinem DAM-System darstellen und Dir helfen, vielfältige und ansprechende Inhalte zu erstellen. Auch hierfür müssen Lizenzbedienungen beachtet und in Deinem DAM gespeichert werden, damit rechtlich alles sauber laufen kann.

Social Media und User-Generated Content

Social Media: Inhalte, die auf Deinen Social-Media-Kanälen erstellt und geteilt werden, können ebenfalls wertvolle digitale Assets darstellen. Mit einem DAM-System kannst Du diese Inhalte effizient sammeln, organisieren und wiederverwenden.

User-Generated Content: Inhalte, die von Deinen Kunden oder Followern erstellt werden, können authentische und überzeugende Ergänzungen zu Deinen Marketingmaterialien sein. Achte darauf, die erforderlichen Rechte und Genehmigungen einzuholen, bevor Du diese Inhalte verwendest. Du solltest dies ähnlich handhaben wie bei Stockfotos.

Archivmaterial und historische Daten

Archivmaterial: Historische Daten und Archivmaterial können besonders wertvoll sein, wenn Du eine konsistente Markenhistorie präsentieren möchtest. Diese Materialien sollten sorgfältig digitalisiert und in Deinem DAM-System gespeichert werden.

Dokumentationen und Reports: Berichte und Dokumentationen aus der Vergangenheit können ebenfalls wertvolle Informationen und Inhalte enthalten. Diese sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.

Partner, Kooperationen, Institutionen

Geschäftspartner: Inhalte von Geschäftspartnern, Lieferanten oder anderen Kooperationspartnern können ebenfalls eine wertvolle Quelle für digitale Assets sein. Diese Materialien können beispielsweise gemeinsame Marketingkampagnen oder Produktkooperationen betreffen.

Branchenspezifische Plattformen: In vielen Branchen gibt es spezialisierte Plattformen und Datenbanken, die relevante Inhalte und Informationen bieten. Diese können eine wertvolle Ergänzung zu Deinen eigenen digitalen Assets sein.

Institutionen: Durch die zunehmende Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung gibt es immer mehr Dokumente und Zertifikate, die Du in großer Menge abrufen und bereitstellen musst. Energy Labels und EPREL sind Beispiele aus dem Elektrobereich hierfür.

Externe Dienstleister

Agenturen und Freelancer: Viele Unternehmen arbeiten mit externen Dienstleistern wie Werbeagenturen, Fotografen, Videoproduzenten und Grafikdesignern zusammen. Diese externen Partner tragen zur Beschaffung und Erstellung von hochwertigen Bildern und Dokumenten bei und benötigen oft Zugang zum DAM-System, um ihre Arbeit nahtlos in die internen Prozesse zu integrieren.

Partnerunternehmen: Lieferanten, Geschäfts- und Kooperationspartner können ebenfalls Quellen für digitale Assets sein. Sie stellen häufig gemeinsam genutzte Inhalte wie Logos, Produktbilder oder Marketingmaterialien zur Verfügung.

Welche Asset-Typen hast Du?

Nun, da Du die verschiedenen Quellen für digitale Assets kennst, möchten wir uns mit den unterschiedlichen Typen von Assets befassen, die Du in Deinem Digital Asset Management (DAM) System verwalten kannst. Die Vielfalt der digitalen Assets ist groß und es ist wichtig, diese richtig zu kategorisieren und zu verwalten, um ihre Nutzung zu optimieren. Hier sind die Haupttypen von digitalen Assets, die Du in Deinem DAM-System wie TESSA organisieren kannst: 

Bilder und Grafiken

Fotos: Diese gehören zu den häufigsten digitalen Assets. Sie können Produktfotos verschiedener Ausprägung sein (Hauptfoto, Detailfotos, Perspektivfotos, Moodfotos, Actionfotos etc.), Veranstaltungsbilder, Mitarbeiterfotos oder andere visuelle Inhalte umfassen. Eine gute Benennung, Organisation und Verschlagwortung sind entscheidend, um sie schnell wiederzufinden.

Illustrationen und Vektorgrafiken: Grafiken, die oft in Marketingmaterialien, Präsentationen oder auf Websites verwendet werden. Reine Vektorgrafiken haben den Vorteil, dass sie ohne Qualitätsverlust skalierbar sind (auch Vektorgrafiken können Pixelbestandteile enthalten, die nicht skalierbar sind).

Logos und Marken-Assets: Logos, Farbpaletten und andere visuelle Markenelemente müssen immer aktuell und leicht zugänglich sein, um eine konsistente Markenpräsenz sicherzustellen.

Videos und Animationen

Werbevideos und Produktclips: Videos sind ein mächtiges Mittel zur Kommunikation und können vielfältige Einsatzmöglichkeiten haben, von Werbung über Produktvorstellungen bis hin zu Schulungsvideos. Sie spielen mittlerweile auf Marktplätzen wie Amazon als SEO-Faktor eine wichtige Rolle.

Animationen und Motion Graphics: Diese visuellen Inhalte sind besonders nützlich für Erklärvideos, Präsentationen und interaktive Medien. Sie erfordern besondere Formate und Metadaten zur Verwaltung.

Audio-Dateien

Musik und Soundeffekte: Diese können in Videos, Podcasts, Präsentationen oder anderen Medien verwendet werden. Eine detaillierte Verschlagwortung nach Stimmung, Tempo und Verwendungszweck erleichtert das Auffinden und die Auswahl.

Sprachaufnahmen: Interviews, Podcasts, Hörbücher oder andere Sprachaufnahmen gehören ebenfalls zu den digitalen Assets und sollten sorgfältig kategorisiert und transkribiert werden, um sie optimal nutzen zu können.

Dokumente und Texte

Anleitungen und Produktdatenblätter: Gerade für Unternehmen mit vielen Produkten stellen Bedienungsanleitungen, Aufbauanleitungen und Entsorgungsanleitungen sowie Produktdatenblätter sowohl in der Produktion als auch in der Verwaltung eine echte Herausforderung dar. Unser TESSA DAM ist hier eine nahezu unverzichtbare Hilfe.   

Berichte und Whitepapers: Diese schriftlichen Inhalte können wertvolle Informationen und Analysen enthalten und müssen leicht zugänglich und durchsuchbar sein.

Präsentationen: PowerPoint- oder Keynote-Präsentationen sind häufig genutzte Assets, die gut organisiert und versioniert werden müssen, um stets aktuelle Inhalte zu gewährleisten.

E-Books und Artikel: Digitale Veröffentlichungen wie E-Books, Artikel und Blog-Posts sollten ebenfalls im DAM-System verwaltet werden, um sie effektiv zu verteilen und wiederzuverwenden.

Design-Dateien

Adobe Creative Cloud Dateien: Dateien aus Adobe Photoshop, Illustrator, InDesign und anderen Creative Cloud Anwendungen. Diese Dateien sind oft groß und komplex und erfordern eine spezielle Verwaltung und Versionierung. Gerade in der internationalen Zusammenarbeit ist hier ein DAM ausgesprochen hilfreich.

CAD- und 3D-Dateien: In bestimmten Branchen, wie Architektur oder Produktdesign, sind CAD- und 3D-Dateien wichtige Assets, die besondere Anforderungen an Speicherplatz und Datenmanagement stellen.

Wer hat in Deinem Unternehmen mit der Beschaffung und Erstellung von Bildern und Dokumenten zu tun?

Du hast inzwischen einen Überblick hinsichtlich der verschiedenen Typen von digitalen Assets bekommen. Nun ist es wichtig zu verstehen, wer in Deinem Unternehmen für die Beschaffung und Erstellung dieser Inhalte verantwortlich ist. Die Verwaltung digitaler Assets erfordert ein koordiniertes Team, das eng zusammenarbeitet, um sicherzustellen, dass alle benötigten Ressourcen rechtzeitig und in hoher Qualität zur Verfügung stehen. Durch die Einführung eines DAM, wie unserer TESSA, soll es bei Dir im Unternehmen ja zu Optimierungseffekten kommen. Viele Deiner Kollegen werden zukünftig weniger zu tun haben – aber es wird leider auch einige geben, deren Arbeitsaufkommen steigen wird. Hier sind die wichtigsten Rollen und Abteilungen, die in diesem Prozess involviert sein können und die Du kennen solltest: 

Marketingabteilung

Marketingmanager: Marketingmanager sind oft die treibende Kraft hinter der Erstellung und Beschaffung von Bildern und Dokumenten. Sie entwickeln Kampagnenstrategien und benötigen spezifische Inhalte, um diese umzusetzen. Sie arbeiten eng mit Designern und Content-Erstellern zusammen, um sicherzustellen, dass die Marketingmaterialien den Markenrichtlinien entsprechen.

Content Manager: Content Manager sind für die Erstellung und Verwaltung von Inhalten verantwortlich. Oft sind es auch Fotografen, die hierfür beschäftigt werden. Sie planen und koordinieren die Produktion von Bildern und Videos und sorgen dafür, dass diese Inhalte pünktlich und in der gewünschten Qualität bereitstehen und beispielsweise sauber freigestellt sind. Weil sie das größte Aufkommen an Assets zu bewältigen haben, werde sie häufig zu den Key-Usern für DAM-Systeme.

Design- und Kreativteam

Grafikdesigner: Grafikdesigner sind für die Erstellung von visuellen Inhalten wie Grafiken, Infografiken, Bannern und Social-Media-Posts zuständig. Sie arbeiten oft mit Tools wie Adobe Creative Cloud und benötigen Zugang zu aktuellen Bildern und Marken-Assets, um konsistente und ansprechende Designs zu erstellen. Gleichzeitig arbeiten sie in internationalen Konzernen mit Kollegen rund um den Erdball zusammen. Die Weitergabe von Assets ist für sie eine Herausforderung und das DAM hilft.

Videoproduzenten: Videoproduzenten erstellen und bearbeiten Videoinhalte. Sie sind für das Storyboarding, Filmen und Schneiden von Videos verantwortlich und benötigen Zugang zu Rohmaterialien sowie Archivmaterial, um qualitativ hochwertige Videos zu produzieren. Wichtig: Das Rohmaterial kommt nicht ins DAM. Dort wird das fertige Video gespeichert.

Technische Dokumentation

Dokumentare: Sie erstellen Anleitungen – Bedienungsanleitungen, Montageanleitungen, Entsorgungsanleitungen etc. – und sind in der Regel für Produktdatenblätter bzw. Datasheets verantwortlich.

Technische Zeichner: Sie erstellen Maßzeichnungen von Produkten, Explosionszeichnungen, Installationsmaßblätter etc.

IT- und Datenmanagement

IT-Manager: IT-Manager spielen eine entscheidende Rolle bei der Implementierung und Wartung des DAM-Systems. Sie stellen sicher, dass die technische Rahmen-Infrastruktur vorhanden ist, um bei On Premise Systemen große Mengen an Daten zu speichern und zu verwalten, und dass das System sicher und zugänglich ist. TESSA kann so arbeiten oder als System in der Cloud. Zusammen mit ihnen sollte die Topologie der Produkt-und Asset-Datenflüsse im Unternehmen dokumentiert werden. So können Klippen bei der Implementierung umschifft werden.

Datenmanager: Datenmanager sind dafür verantwortlich, die Integrität und Qualität der gespeicherten Daten sicherzustellen. Sie kümmern sich um die Verschlagwortung, Metadatenverwaltung und das Archivierungssystem, um sicherzustellen, dass alle digitalen Assets leicht auffindbar und korrekt kategorisiert sind.

Externe Dienstleister

Agenturen und Freelancer: Viele Unternehmen arbeiten mit externen Dienstleistern wie Werbeagenturen, Fotografen, Videoproduzenten und Grafikdesignern zusammen. Diese externen Partner tragen zur Beschaffung und Erstellung von hochwertigen Bildern und Dokumenten bei und benötigen oft Zugang zum DAM-System, um ihre Arbeit nahtlos in die internen Prozesse zu integrieren.

Partnerunternehmen: Lieferanten, Geschäfts- und Kooperationspartner können ebenfalls Quellen für digitale Assets sein. Sie stellen häufig gemeinsam genutzte Inhalte wie Logos, Produktbilder oder Marketingmaterialien zur Verfügung.

Unternehmenskommunikation

PR-Manager: PR-Manager sind für die Erstellung und Verbreitung von Pressemitteilungen, Unternehmensberichten und anderen Kommunikationsmaterialien verantwortlich. Sie benötigen Zugang zu einer Vielzahl von Bildern und Dokumenten, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen.

Social Media Manager: Social Media Manager erstellen und verwalten Inhalte für verschiedene soziale Netzwerke. Sie benötigen regelmäßig aktualisierte Bilder und Videos, um ansprechende und relevante Beiträge zu erstellen.

Welche Zielsysteme für Deine Assets hast Du? Wo sollten Bilder und Dokumente platziert, verwendet werden?

Du kennst nun die verschiedenen Rollen und Abteilungen, die an der Beschaffung und Erstellung von Bildern und Dokumenten beteiligt sind. Nun ist es an der Zeit, sich die Zielsysteme anzusehen, in denen diese digitalen Assets platziert und verwendet werden sollen. Die effiziente Nutzung und Platzierung Deiner digitalen Inhalte ist entscheidend für den Erfolg Deiner Marketing- und Kommunikationsstrategien. Hier sind die wichtigsten Zielsysteme und Verwendungszwecke für Deine Assets: 

Unternehmenswebsite

Produktseiten und Kataloge: Hochwertige Bilder und detaillierte Produktbeschreibungen sind essenziell, um potenzielle Kunden zu überzeugen. Deine Unternehmenswebsite sollte gut strukturierte und ansprechende Produktseiten haben, die mit den neuesten Bildern und Informationen gefüllt sind.

Blog und News-Bereich: Regelmäßige Updates und interessante Inhalte auf Deinem Blog können dazu beitragen, die Besucherzahlen auf Deiner Website zu erhöhen. Bilder, Infografiken und Videos bereichern die Texte und machen sie ansprechender.

Landing Pages: Spezielle Landing Pages für Marketingkampagnen oder Produkteinführungen erfordern sorgfältig ausgewählte und optimierte Assets, um die gewünschte Botschaft effektiv zu kommunizieren.

Marktplätze und Branchensysteme

Marktplätze: Mittlerweile verkaufen viele Hersteller einen nicht unerheblichen Teil ihrer Produktion über Markplätze wie Amazon, ebay, OTTO oder auch Conrad. Hotels arbeiten mit Booking etc. zusammen. Dort müssen quantitativ hochwertige Bilder, Zeichnungen und Dokumente platziert werden.

Branchensysteme: Über Branchensysteme wie OpenDatacheck oder Veloconnect können Händler Produktdaten und Assets abrufen. Für Hersteller ist es essenziell dort mit hochwertigem Material vertreten zu sein.

Soziale Medien

Facebook, Instagram, Pinterest, TikTok, Bluesky: Visuelle Inhalte sind der Schlüssel zu erfolgreichen Social-Media-Posts. Bilder, Videos und Grafiken sollten regelmäßig aktualisiert und gezielt eingesetzt werden, um die Reichweite und Interaktion zu erhöhen.

LinkedIn: Professionelle Bilder und Dokumente, wie Whitepapers oder Fallstudien, sind ideal für LinkedIn, um Dein Unternehmen als Branchenführer zu positionieren.

YouTube & Vimeo: Für Video-Inhalte sind YouTube & Vimeo ideale Plattformen. Stelle sicher, dass Deine Videos gut produziert und optimiert sind, um maximale Sichtbarkeit und Engagement zu erreichen.

E-Mail-Marketing

Newsletter: Regelmäßige Newsletter mit ansprechenden Bildern und gut strukturierten Inhalten helfen dabei, Deine Kunden auf dem Laufenden zu halten und sie an Dein Unternehmen zu binden.  

Kampagnen-Mails: Visuelle Elemente in E-Mail-Kampagnen können die Klickrate und das Engagement erheblich steigern. Achte darauf, dass die Bilder gut komprimiert sind, um die Ladezeiten zu minimieren.

Druckmedien

Broschüren und Kataloge: Auch im digitalen Zeitalter sind gedruckte Materialien wie Broschüren und Kataloge wichtig. Hochauflösende Bilder und gut gestaltete Layouts tragen wesentlich zur Qualität dieser Materialien bei. Mit einem DAM kannst Du Bilder automatisch in diese Dokumente einbinden.

Visitenkarten und Briefpapier: Einheitliche und professionelle Designs für Visitenkarten und Briefpapier unterstützen die Markenidentität und den Wiedererkennungswert.

Präsentationen und Events

PowerPoint-Präsentationen: Für interne Meetings, Kundenpräsentationen oder Konferenzen sind gut gestaltete PowerPoint-Folien mit ansprechenden Bildern und Grafiken unerlässlich.

Messeauftritte und Veranstaltungen: Großformatige Drucke, Roll-Ups und andere visuelle Materialien sind entscheidend für einen erfolgreichen Messeauftritt. Sie sollten Deine Markenbotschaft klar und ansprechend kommunizieren.

Interne Kommunikation und Schulungen

Intranet und interne Plattformen: Bilder und Dokumente, die für die interne Kommunikation und Schulungen verwendet werden, sollten leicht zugänglich und gut organisiert sein. Diese erleichtern den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens.

Schulungsvideos und Handbücher: Schulungsvideos und Handbücher sind wichtige Ressourcen für die Weiterbildung Deiner Mitarbeiter. Sie sollten gut strukturiert und leicht verständlich sein.

Wie musst Du Deine Prozesse bei der Einführung eines DAM anpassen?

Langsam schließt sich der Kreis. Wir haben weiter oben schon die Möglichkeiten zur Prozessoptimierung durch die Einführung eines DAM angesprochen. Einführung eines Digital Asset Management (DAM) Systems wie TESSA bringt zahlreiche Vorteile mit sich, erfordert jedoch auch Anpassungen in Deinen bestehenden Prozessen. Eine sorgfältige Planung und Umsetzung dieser Anpassungen ist entscheidend, um den vollen Nutzen aus dem DAM-System zu ziehen. Hier sind die wichtigsten Schritte, um Deine Prozesse bei der Einführung eines DAM optimal anzupassen: 

Analyse der bestehenden Prozesse

Bestandsaufnahme: Beginne mit einer gründlichen Analyse Deiner aktuellen Prozesse zur Verwaltung digitaler Assets. Identifiziere Schwachstellen und Engpässe, die durch das neue DAM-System behoben werden sollen.

Zieldefinition: Definiere klare Ziele, die Du mit der Einführung des DAM-Systems erreichen möchtest. Dies können beispielsweise eine Reduzierung der Suchzeiten, eine verbesserte Zusammenarbeit oder eine einheitliche Markenkommunikation sein.

Prozessoptimierung und -standardisierung

Workflow-Optimierung: Analysiere und optimiere Deine Workflows, um sicherzustellen, dass sie mit den neuen Funktionen und Möglichkeiten des DAM-Systems übereinstimmen. Standardisierte Prozesse helfen, die Effizienz zu steigern und Fehler zu minimieren.

Automatisierung: Nutze die Automatisierungsmöglichkeiten des DAM-Systems, um wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen – auch wenn die strukturierte Benennung Deiner Assets einen gewissen Basisaufwand verursacht. Dies kann zusätzlich auch die automatische Verschlagwortung von Bildern oder die Benachrichtigung bei neuen Uploads umfassen.

Integration mit bestehenden Systemen

Systemintegration: Stelle sicher, dass das DAM-System nahtlos mit Deinen bestehenden Tools und Plattformen integriert wird. Dies kann beispielsweise die Integration mit E-Commerce Systemen wie CommerceTools, Spryker, Shopware oder OXID sein, Content-Management-Systemen (CMS), Social-Media-Tools oder E-Mail-Marketing-Plattformen umfassen.

Datenmigration: Plane die Migration Deiner bestehenden digitalen Assets in das neue DAM-System sorgfältig. Achte darauf, dass die Assets richtig benannt werden und Metadaten korrekt übernommen werden damit die Datenstruktur konsistent bleibt.

Benutzerrollen und Zugriffsrechte

Rollenverteilung: Definiere klare Benutzerrollen und Zugriffsrechte, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen auf bestimmte Inhalte zugreifen können. Dies erhöht die Sicherheit und schützt sensible Daten.

Schulung: Schule Deine Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen DAM-System und den entsprechenden Prozessen. Eine gute Schulung erleichtert den Übergang und erhöht die Akzeptanz des neuen Systems.

Monitoring und kontinuierliche Verbesserung

Überwachung: Implementiere ein System zur kontinuierlichen Überwachung und Analyse der Nutzung des DAM-Systems. Sammle Feedback von den Nutzern und identifiziere mögliche Verbesserungspotenziale.

Anpassung: Sei bereit, Deine Prozesse kontinuierlich anzupassen und zu optimieren, basierend auf den Erkenntnissen und dem Feedback aus der täglichen Nutzung des DAM-Systems.

Welche Herausforderungen oder Hürden ergeben sich bei der Einführung eines DAM-Systems?

Die Einführung eines Digital Asset Management (DAM) Systems wie TESSA bringt viele Vorteile mit sich, kann jedoch auch einige Herausforderungen und Hürden mit sich bringen. Dies wollen wir Dir nicht verschweigen. Es ist ein Thema das sich im Grunde nahtlos an die Prozessoptimierung anschließt. Um diese erfolgreich zu meistern, ist es wichtig, sich im Vorfeld über mögliche Schwierigkeiten im Klaren zu sein und entsprechende Maßnahmen zu planen. Hier sind die wichtigsten Herausforderungen, die bei der Einführung eines DAM-Systems auftreten können: 

Akzeptanz und Veränderungsbereitschaft

Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeiter sind oft an bestehende Arbeitsweisen gewöhnt und könnten anfänglich Widerstand gegen die Einführung eines neuen Systems leisten. Es ist wichtig, die Vorteile und Verbesserungen, die das DAM-System mit sich bringt, klar zu kommunizieren und alle Beteiligten frühzeitig in den Prozess einzubeziehen. Hilfreich sind im Gesamtprozess auch sichtbare Resultate.

Schulungsbedarf: Die Einführung eines neuen Systems erfordert Schulungen, um sicherzustellen, dass alle Benutzer mit den Funktionen und Arbeitsweisen des DAM-Systems vertraut sind. Plane ausreichend Zeit und Ressourcen für umfassende Schulungsprogramme ein. Suche Key-User, die Wissen aufbauen und dies als Ansprechpartner im Unternehmen weitergeben.

Technische Herausforderungen

Systemintegration: Die Integration des DAM-Systems in die bestehende IT-Landschaft kann komplex sein. Es müssen Schnittstellen zu anderen Systemen wie Content-Management-Systemen (CMS), ERP-Systemen oder Social-Media-Plattformen geschaffen werden. Eine enge Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung und den Anbietern der beteiligten Systeme ist hierbei unerlässlich. Gerade in dieser Thematik sind wir bei EIKONA Media mit unserem DAM TESSA ausgesprochen flexibel und leicht in bestehende Strukturen implementierbar.

Datenmigration: Die Migration bestehender digitaler Assets in das neue DAM-System kann aufwendig sein. Das hatten wir bereits angesprochen. Besonders die Benennung von Assets, damit diese im Nachgang automatisch verarbeitbar sind kann eine Klippe darstellen. EIKONA Media ist an diese Stelle gerne behilflich.

Organisatorische Herausforderungen

Prozessanpassung: Die Einführung eines DAM-Systems erfordert oft eine Anpassung bestehender Prozesse. Dies kann zusätzliche Zeit und Ressourcen erfordern, um sicherzustellen, dass alle Workflows optimal auf das neue System abgestimmt sind.

Rollen und Zugriffsrechte: Auch dies hatten wir bereits ausgeführt. Auch die Absprache der Rollen mit Kollegen kann kniffelig werden. Allerdings hat eine klare Definition das Potenzial spätere Streitigkeiten zu vermeiden.  

Kosten und Budget

Initiale Kosten: Die Einführung eines DAM-Systems ist mit hohen Anfangsinvestitionen verbunden. Dazu gehören Lizenzkosten, Implementierungskosten und Schulungskosten. Eine genaue Budgetplanung und eine klare Darstellung des erwarteten ROI (Return on Investment) sind daher wichtig.

Laufende Kosten: Neben den initialen Kosten können auch laufende Kosten für Wartung, Support und regelmäßige Updates anfallen. Diese sollten bei der Budgetplanung berücksichtigt werden.

Datensicherheit und Compliance

Sicherheitsanforderungen: Ein DAM-System muss hohen Sicherheitsanforderungen genügen, um die Vertraulichkeit und Integrität der gespeicherten digitalen Assets zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz vor unbefugtem Zugriff, Datenverlust und Cyberangriffen. Unsere TESSA genügt höchsten Anforderungen und wird stets auf die neusten Sicherheitsanforderungen angepasst.

Compliance: Je nach Branche und Region können unterschiedliche Compliance-Anforderungen gelten, die bei der Einführung eines DAM-Systems berücksichtigt werden müssen. Dies umfasst beispielsweise Datenschutzbestimmungen und regulatorische Anforderungen.