Product Information Management (PIM)

Was ist ein PIM - Product Information Management?

Ein PIM-System (Product Information Management System) ist ein zentrales Werkzeug für das Produktdatenmanagement in Unternehmen und unterstützt die Verwaltung und Organisation sämtlicher produktbezogener Informationen. Dazu gehören Attribute wie Farben und Gewichte, verschiedene Texte (z. B. Produktbeschreibungen in mehreren Sprachen und Längen), Kategorien und Sortimente. Ein PIM-System dient als „Single Point of Truth“ für Produktstammdaten im Unternehmen und stellt sicher, dass alle Daten zentral verwaltet werden. Die Informationen fließen aus verschiedenen Vorsystemen, wie z. B. ERP-Systemen oder weiteren PIM-Datenbanken, in das PIM-System und werden dort angereichert und vereinheitlicht, um für unterschiedliche Kanäle und Anwendungen genutzt zu werden. Diese veredelten Inhalte, oft ergänzt durch digitale Assets aus DAM-Systemen (Digital Asset Management), werden in PIM-Cloud-Lösungen für verschiedene Zwecke zur Verfügung gestellt, wie Print- und elektronische Kataloge, Websites und E-Commerce-Plattformen, und erleichtern die Datenweitergabe an den Handel. Technisch basiert ein PIM häufig auf einer SQL-Datenbank, die die zuverlässige Verwaltung großer Datenmengen ermöglicht. 

Warum benötigen Unternehmen ein PIM – Product Information Management?

Wenn Organisationen die Informationen zu vielen Produkten verwalten, wird dies zu einer echten Herausforderung. Dabei ist es gleich, ob es um produzierende Unternehmen oder Händler geht. Immer besteht die Aufgabe in der Herstellung einer einheitlichen Informations-Struktur aller ihrer Produkte. Für Händler wird es unter Einsatz eines PIM möglich, eine homogene Datenqualität über alle Lieferanten und Produktklassen zu erzielen. Hersteller führen im PIM normalerweise Daten aus verschiedenen Quellen zusammen, kontrollieren die Datenqualität und erhalten so eine optimale Basis für den Omnichannel-Handel. Gleichzeitig ist das PIM die Grundlage für Übersetzungsprozesse in beliebige Sprachen. Damit sind PIM Systeme ein Ausgangspunkt für die Internationalisierung von Unternehmen mit vielen Produkten. Darüber hinaus ist es möglich, die im PIM enthaltenen Attribut-Daten, Texte und Kategorien in vorgegebenen Sortimenten maßgeschneidert an Kunden und Kooperationspartner zu geben. Deshalb sind PIM Systeme eine unabdingbare Voraussetzung für das immer wichtiger werdende Plattform-Geschäft und damit ein relevanter Wettbewerbsfaktor. Sie stellen die Wettbewerbsfähigkeit sicher und ermöglichen das Umsatzwachstum.

Der PIM-Prozess, auch Product Lifecycle genannt, besteht aus verschiedenen Schritten, die darauf abzielen, qualitativ hochwertige und konsistente Produktinformationen zu erstellen, zu verwalten und zu verteilen. Hier ist eine übliche Darstellung des PIM-Prozesses:

1. Datenimport: Produktinformationen werden aus verschiedenen Quellen importiert, einschließlich Lieferanten, Herstellern und internen Systemen. Dieser Schritt sorgt für eine zentrale Erfassung aller relevanten Daten.
   
   
2. Datenbereinigung und -harmonisierung: Importierte Daten werden auf Qualität überprüft, bereinigt und in einem einheitlichen Format standardisiert. Dies umfasst die Vereinheitlichung von Attributen, Kategorien und anderen relevanten Informationen.
   
   
3. Anreicherung der Produktinformationen: Zusätzliche Informationen wie Produktbeschreibungen, Bilder, technische Daten und Marketingtexte werden hinzugefügt, um die Produktinformationen zu vervollständigen und zu verbessern.
   
   
4. Klassifizierung und Taxonomie: Produkte werden in Kategorien und Klassifikationen organisiert, um eine konsistente und logische Struktur zu gewährleisten. Dies erleichtert die Suche und den Zugriff auf Informationen.
   
   
5. Übersetzungen: Falls erforderlich, werden Produktinformationen in verschiedene Sprachen übersetzt, um die internationale Vermarktung zu unterstützen.
   
   
6. Qualitätskontrolle: Eine umfassende Qualitätsprüfung wird durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle Produktinformationen genau, konsistent und aktuell sind.
   
   
7. Datenfreigabe: Genehmigungs- und Freigabeprozesse werden implementiert, um sicherzustellen, dass nur geprüfte und autorisierte Informationen veröffentlicht werden.
   
   
8. Veröffentlichung: Produktinformationen werden in verschiedene Vertriebskanäle exportiert, einschließlich E-Commerce-Websites, Kataloge, mobile Anwendungen und mehr.
   
   
9. Monitoring und Aktualisierung: Der Prozess wird kontinuierlich überwacht, und Aktualisierungen werden bei Bedarf vorgenommen, um sicherzustellen, dass die Produktinformationen stets korrekt und relevant bleiben.

Dieser PIM-Prozess trägt dazu bei, die Effizienz in der Verwaltung von Produktinformationen zu steigern und eine konsistente Darstellung über verschiedene Verkaufskanäle hinweg sicherzustellen. Die genaue Ausgestaltung kann je nach den spezifischen Anforderungen und der Art der Produkte variieren.

Wer profitiert von einem PIM-System?

PIM-Systeme sind für eine Vielzahl von Marktakteuren von entscheidendem Vorteil. Die wichtigsten Nutzergruppen, die von einem Product Information Management (PIM) profitieren, sind: 

• Einzelhändler und E-Commerce-Unternehmen: Diese profitieren besonders von einem PIM-System, da es ihnen ermöglicht, Produktdaten über alle Vertriebskanäle hinweg konsistent und qualitativ hochwertig bereitzustellen. Dies trägt erheblich zur Verbesserung der Kundenerfahrung und -zufriedenheit bei, da Kunden auf allen Plattformen die gleichen Informationen finden. 

• Hersteller: Hersteller verwenden PIM-Systeme, um Produktinformationen aus verschiedenen Quellen wie ERP-Systemen und PIM-Datenbanken zu integrieren und eine hohe Datenqualität sicherzustellen. Dadurch können sie eine einheitliche und detaillierte Produktdarstellung gewährleisten, die für den B2B- und B2C-Vertrieb von zentraler Bedeutung ist. 

• Marketingabteilungen: Ein PIM-System stellt eine zentrale Plattform für alle Produktinformationen bereit, die Marketingabteilungen für Kampagnen und multikanale Strategien benötigen. Mit einem PIM können Marketingteams sicherstellen, dass alle veröffentlichten Informationen aktuell, vollständig und markenkonform sind. 

• International tätige Unternehmen: Unternehmen, die global agieren, profitieren von PIM-Cloud-Lösungen, da dieser flexible Zugriff auf die Produktinformationen ermöglichen. Die Unterstützung für Übersetzungen und regionale Anpassungen erleichtert die Einhaltung internationaler Standards und kultureller Anforderungen, wodurch die Marktpräsenz gestärkt wird. 

Was sind die Einsatzbereiche für PIM?

Product Information Management (PIM) findet in verschiedenen Unternehmensbereichen Anwendung, um die effiziente Verwaltung von Produktinformationen zu gewährleisten. Hier sind einige der Hauptbereiche, in denen PIM eingesetzt wird:

1. E-Commerce: PIM ist entscheidend für die Verwaltung und Optimierung von Produktinformationen in Online-Shops. Es ermöglicht eine konsistente Darstellung von Produktdaten auf verschiedenen E-Commerce-Plattformen.
   
   
2. Handel und Einzelhandel: Unternehmen im Handels- und Einzelhandelssektor nutzen PIM, um Produktinformationen zentral zu organisieren und in verschiedenen Vertriebskanälen, wie stationären Geschäften, Online-Shops und Katalogen, zu verwenden.
   
   
3. Herstellung und Industrie: In der Fertigungsindustrie hilft PIM bei der Verwaltung komplexer Produktdaten, einschließlich technischer Spezifikationen, BOM (Bill of Materials) und anderen relevanten Informationen.
   
   
4. Marketing und Werbung: PIM unterstützt Marketingteams bei der effizienten Erstellung und Verbreitung von Marketingmaterialien, indem es hochwertige und konsistente Produktinformationen bereitstellt.
   
   
5. Multichannel-Marketing: Unternehmen, die auf verschiedenen Kanälen präsent sind, wie beispielsweise Print, Online, Mobil und soziale Medien, verwenden PIM, um sicherzustellen, dass ihre Produktinformationen über alle Plattformen hinweg einheitlich sind.
   
   
6. Verlagswesen: Im Verlagswesen wird PIM eingesetzt, um die Verwaltung von Texten, Bildern und anderen Inhalten zu optimieren, insbesondere wenn es um die Produktion von gedruckten oder digitalen Publikationen geht.
   
   
7. Globale Märkte: Für Unternehmen, die international agieren, ist PIM unerlässlich, um Produktinformationen in verschiedenen Sprachen und für verschiedene Märkte zu verwalten und anzupassen.
   
   
8. B2B-Vertrieb: PIM wird auch im Business-to-Business (B2B)-Vertrieb verwendet, um komplexe Produktinformationen zu organisieren und für den Vertrieb an Geschäftskunden bereitzustellen.

Die Einsatzbereiche für PIM sind vielfältig und reichen von der Optimierung von E-Commerce-Prozessen bis hin zur Sicherstellung von Konsistenz und Genauigkeit in der Produktkommunikation über verschiedene Kanäle hinweg.

Welche Marktakteure profitieren von einem PIM-System?

Die Implementierung eines Product Information Management (PIM)-Systems bringt verschiedenen Marktakteuren Vorteile. Hersteller und Lieferanten können ihre Produktinformationen zentralisieren und standardisieren, was die Zusammenarbeit mit Vertriebspartnern verbessert und konsistente Produktpräsentationen auf verschiedenen Plattformen ermöglicht. Einzelhändler profitieren durch die Optimierung ihrer Produktkataloge, Steigerung der Qualität der Produktinformationen und Effizienzsteigerung bei der Veröffentlichung auf verschiedenen Vertriebskanälen.

Markeninhaber sichern sich eine konsistente Markenkommunikation und verbessern die Sichtbarkeit ihrer Produkte. Marketingteams können auf hochwertige und aktualisierte Produktinformationen zugreifen, um konsistente Marketingmaterialien zu erstellen. Einkaufsabteilungen behalten den Überblick über Lieferanteninformationen, Verträge und Produktkataloge. Vertriebs- und Verkaufsteams profitieren von genauen Produktinformationen zur effektiven Kundenbetreuung. IT-Abteilungen sind für die Implementierung und Wartung von PIM-Systemen verantwortlich, um den Datenfluss und die Integration sicherzustellen.

Letztendlich erleben auch die Endkunden eine verbesserte Einkaufserfahrung durch genaue, umfassende und ansprechende Produktinformationen.

Mit welchen Systemen arbeitet ein PIM zusammen?

Grundsätzlich ist es möglich, Produktdaten direkt in PIM-Systemen zu erfassen. Die Datenerfassung findet jedoch in den meisten Fällen in Vorsystemen statt. Händler fordern die Daten meistens als CSV oder Excel-Daten bei ihren Lieferanten an und geben ein festes Attribut-Set für die Datenlieferung an. So ist es möglich, rasch viele Produkte im eigenen Onlineshop darzustellen. Darüber hinaus gibt es oft Schnittstellen für den Import von Produktdaten aus Standardformaten. Beispiele für solche Standardformate sind das in der Elektrobranche übliche ETIM oder branchen-übergreifend eCl@ss sowie proficl@ss bei den parametrischen Verfahren.

Hersteller setzen mittlerweile häufig PLM-Systeme ein – Product Life-Cycle-Management. Dabei handelt es sich um eine Management-Technologie, bei der ab der Produktidee alle wirtschaftlichen relevanten Informationen gesammelt werden. Meistens werden Produkte skizziert, Marktpotenziale abgeschätzt, bei Lieferanten Angebote eingeholt und natürlich Produktdaten erfasst. In späteren Phasen des Lebenszyklus werden Verkaufszahlen integriert sowie Ergebnisse der Wettbewerbsbeobachtung hinzugefügt.

Diese Produktdaten aus dem PLM sind in den meisten Fällen nicht ausreichend. Es ist erforderlich, morphologische Daten aus der Betriebssoftware (ERP) damit zusammenzuführen. Bruttogewichte und Maße sowie verschiedene Verpackungseinheiten und Größen sind Beispiele hierfür.

Nicht zu vergessen sind DAM-Systeme wie das TESSA DAM, über die Assets – also Bilder, Zeichnungen, Dokumente sowie beliebige weitere Dateien mit Produkten korrelierbar sind. Vorläufer zu den DAM-Werkzeugen waren die sogenannten MAMs, Media Asset Management Systeme, mit denen hauptsächlich Bilder und Filme verwaltet wurden.

Bei der Ausleitung der Daten arbeitet ein PIM mit Schnittstellen-Software wie Lobster oder Synesty zusammen, leitet Daten zu E-Commerce-Systemen oder Systemen zum automatischen Publizieren von Katalogen aus.

Welche PIM Lösungen gibt es?

Der Markt für PIM-Lösungen ist relativ unübersichtlich. Auf www.pim-verzeichnis.de werden über 90 Lösungen genannt. Ganz grundsätzlich können diese in On Premise und Cloud-Lösungen eingeteilt werden. Entscheidend ist also, ob die Software in eigenen Räumlichkeiten läuft oder in der Cloud. Die am meisten verbreitete professionelle Lösung wird mittlerweile darin bestehen, einen eigenen dedizierten Server in der Cloud zu positionieren. Hier ist eine zusammen gestellte Liste von OMR Reviews, bei der echte Nutzer die besten sieben PIM Systeme gewählt haben (Aktueller Stand: 29. Februar 2024). 

• Akeneo 
• Plytix 
• Contentserv 
• Pimcore 
• entitys.io 
• eggheads 
• mediacockpit 

Akeneo ist nach unserer Einschätzung das am weitesten verbreitete professionelle System. Davon gibt es sowohl eine Open Source Community-Version, als auch eine professionelle von Dienstleistern betreute Version. Mit Akeneo arbeitet das TESSA DAM per dedizierter Schnittstelle zusammen.  

PIMCORE fällt in einen ähnlichen Bereich. Es gibt eine Open Source Lösung. Darüber hinaus wird Service angeboten. Informatica und SAP bieten Enterprise Lösungen an. 

Ist SAP ein PIM System?

SAP ist kein traditionelles PIM-System, sondern eine umfassende ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning), die verschiedenste betriebswirtschaftliche Prozesse abdeckt – von Finanzen über Logistik bis hin zu Personalverwaltung. Während SAP eine grundlegende Produktdatenverwaltung bietet, ist es nicht speziell für die zentrale Verwaltung und Bereitstellung detaillierter Produktinformationen über verschiedene Vertriebskanäle konzipiert, wie es ein PIM-System tut. 

ERP-Systeme wie SAP konzentrieren sich darauf, betriebliche Abläufe zu koordinieren und effizient zu gestalten, indem sie Funktionen wie Auftragsabwicklung, Lagerverwaltung und Finanzbuchhaltung integrieren. Ein PIM-System hingegen ist darauf ausgelegt, detaillierte, marketingrelevante Produktinformationen zentral zu verwalten und zu verteilen. Es bietet spezielle Funktionen wie die Anreicherung, Übersetzung und Klassifizierung von Produktdaten, die für den Einsatz in E-Commerce, Katalogen und anderen Kanälen notwendig sind.  

Manche Unternehmen erweitern ihre SAP-Systeme um zusätzliche Module oder Schnittstellen, um produktdatenspezifische Anforderungen zu erfüllen, doch dies erfordert häufig erhebliche Anpassungen und Ressourcen. Für die meisten Unternehmen ist der Einsatz eines spezialisierten PIM-Systems effizienter, da es spezifisch auf die Anforderungen der Produktinformationsverwaltung zugeschnitten ist und nahtlos mit ERP-Systemen wie SAP integriert werden kann. 

Wie viel kostet ein PIM-System?

Die Kosten für ein PIM sind gravierend unterschiedlich. Zum einen gibt es kostenlose Open Source Lösungen – zum anderen Werkzeuge von Enterprise Anbietern wie SAP oder Informatica.

Wie bei vielen Software-Produkten üblich, gibt es

• Einrichtungskosten,
• jährliche Kosten für den Server-Betrieb
• Kosten in Abhängigkeit der Account-Zahl, also der Zahl an Personen, die auf dem System arbeiten
• Kosten in Abhängigkeit von der Produktzahl (SKU)
• Mitunter werden Module oder Schnittstellen extra berechnet.

Daneben fallen Kosten für Anpassungen und Updates an, die man nicht vergessen sollte. Und – natürlich – wird Personal im Unternehmen benötigt, das sich um die Pflege der Produktdaten sowie um den Betrieb des Systems kümmert.