Was ist Digital-Asset-Management (DAM)?

Definition von Digital Asset Management (DAM)

Digital Asset Management (DAM) bezeichnet den Prozess der Verwaltung, Organisation und Bereitstellung digitaler Ressourcen innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens. Diese digitalen Ressourcen können eine Vielzahl von Dateiformaten umfassen, wie Bilder, Videos, Audio-Dateien, Dokumente und andere Medien. Das Hauptziel von DAM besteht darin, den Zugriff auf diese digitalen Assets zu erleichtern, ihre Wiederverwendbarkeit und Sicherheit zu gewährleisten und den gesamten Lebenszyklus des digitalen Contents effizient zu verwalten. Durch die Implementierung eines Digital Asset Management Systems kann Dein Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, indem es eine zentrale Plattform schafft, um die digitalen Inhalte zu organisieren, zu durchsuchen, zu bearbeiten und zu teilen.

Überblick über Digital Asset Management und Media Asset Management: Begriffserklärungen und Zusammenhang

Neben Digital Asset Management (DAM) umfasst dieser Bereich auch Media Asset Management (MAM), das sich speziell auf die Verwaltung von Medieninhalten wie Videos, Audio und Bilder konzentriert. Während DAM die Breite digitaler Ressourcen abdeckt, fokussiert sich MAM speziell auf die Verwaltung von Medieninhalten, wie sie beispielsweise in der Broadcast-, Filmproduktions- und Medienbranche benötigt werden. Dabei ist es wichtig, die Unterschiede zwischen den beiden Konzepten zu verstehen und die richtige Lösung für die jeweiligen Anforderungen zu wählen. 

Um die Begriffe und Konzepte rund um das Digital Asset Management näher zu erläutern, haben wir eine Liste der gebräuchlichsten Begriffe zusammengestellt. Diese umfasst unter anderem Begriffe wie  

• Bilddatenbank, Bildarchiv,  
• Mediendatenbank,  
• Media Library Software,  
• Digital Media Management,  
• Digital Asset Software,DAM-System (Digital Asset Management),  
• MAM-System (Media Asset Management),  
• Product Asset Management, Medienportal,  
• Mediaportal und  
• Marketing Asset Management.  

Diese Begriffe werden oft synonym verwendet, jedoch ist es wichtig, die spezifischen Funktionen und Einsatzbereiche der jeweiligen Lösungen zu berücksichtigen, um die optimale Softwarelösung für die individuellen Anforderungen zu finden.

Die Bedeutung von Digital Asset Management (DAM) in der heutigen digitalen Landschaft

Mit der exponentiellen Zunahme digitaler Inhalte und Ressourcen stehen Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen vor der großen Herausforderung, diese effizient zu verwalten, zu organisieren und zu nutzen. Ein DAM bietet eine zentralisierte Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, den stetig wachsenden Pool an digitalen Assets effektiv zu managen. DAM bietet entscheidende Funktionen zur Organisation, Verwaltung und Bereitstellung digitaler Assets für verschiedene Zwecke. In einer Zeit, in der digitale Assets eine zentrale Rolle im Geschäftsumfeld spielen, ist DAM zu einem unverzichtbaren Instrument geworden, um die Komplexität und den Umfang digitaler Ressourcen zu bewältigen und den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu stärken.

Was sind digital Assets?

Digital Assets sind Mediendateien, die eine breite Palette von Formaten umfassen, darunter Bilder, Grafiken, Videos, Audioaufnahmen, Dokumente, Präsentationen und andere multimediale Inhalte. Sie werden in verschiedenen geschäftlichen Kontexten genutzt, um Informationen zu kommunizieren, Produkte zu vermarkten, Markenidentitäten zu etablieren oder Geschäftsprozesse zu unterstützen.

Bilder: Enthalten Fotos in verschiedenen Ausprägungen sowie Zeichnungen. 

Videos: Umfassen Imagevideos, Webinare, Aufbauvideos und Produktvideos. 

Audio: Enthält Podcasts für Endverbraucher sowie Audiomaterial für Videoproduktionen wie Jingles. 

Präsentationen (z. B. PPT-Dateien): Dokumente, die verwendet werden, um Informationen zu präsentieren und visuell darzustellen. 

PDFs: Portable Document Format-Dateien, die ein Dokument unabhängig vom Betriebssystem und der Software darstellen können. 

Logos: Grafische Symbole oder Symbole, die die Identität einer Marke repräsentieren. 

Banner: Grafiken oder Anzeigen, die dazu dienen, Aufmerksamkeit auf bestimmte Inhalte zu lenken. 

Textdateien: Dokumente oder Textdateien, die zur Kommunikation von Informationen verwendet werden.  

3D-Visualisierungen bieten eine spannende Erweiterung für Digital Asset Management (DAM). Sie ermöglichen die Darstellung von Produkten in virtuellen Umgebungen, was besonders für Branchen wie Architektur, Design und E-Commerce relevant ist. Durch die Integration von 3D-Visualisierungen in ein DAM-System können Unternehmen ihre digitalen Assets um immersive und interaktive Inhalte erweitern, was die Produktpräsentation, -kommunikation und -erfahrung deutlich verbessert. 

Die Verwaltung und Organisation dieser digitalen Ressourcen sind entscheidend, um deren Wert zu maximieren und effektiv nutzen zu können. Mehr zum Begriff Digital Assets findest Du hier.

Warum ist es wichtig, digitale Assets zu verwalten?

Die Verwaltung digitaler Assets ist aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung: 

Effizienz: Eine strukturierte Verwaltung ermöglicht eine schnellere und einfachere Auffindbarkeit Deiner digitalen Assets, was die Arbeitsabläufe beschleunigt und die Produktivität steigert. 

Konsistenz: Durch eine geordnete Verwaltung kann Dein Unternehmen sicherstellen, dass alle Benutzer auf die aktuellen und genehmigten Versionen von digitalen Assets zugreifen können, was die Konsistenz in der Kommunikation und Markenführung gewährleistet. 

Sicherheit: Eine effektive Verwaltung Deiner digitaler Assets hilft, deren Sicherheit und Integrität zu gewährleisten, indem der Zugriff kontrolliert und sensible Informationen geschützt werden. 

Wiederverwendung: Gut organisierte digitale Assets können leicht wiederverwendet werden, was Zeit und Ressourcen spart und die Effizienz bei der Erstellung neuer Inhalte steigert. 

Compliance: Die Verwaltung digitaler Assets ermöglicht es Deinem Unternehmen, gesetzliche Anforderungen und branchenspezifische Richtlinien einzuhalten, indem sichergestellt wird, dass alle Inhalte den entsprechenden Vorschriften entsprechen. 

Herausforderungen bei der Verwaltung ohne DAM

Ohne ein Digital Asset Management (DAM)-System steht Dein Unternehmen vor einer Reihe von Herausforderungen bei der Verwaltung von digitalen Assets: 

Mangelnde Auffindbarkeit: Ohne strukturierte Metadaten und Tags können digitale Assets schwer zu finden sein, was Zeitverschwendung und Frustration verursacht. 

Unzureichende Zugänglichkeit: Verstreute digitale Assets erschweren den Zugriff und beeinträchtigen die Zusammenarbeit. 

Inkonsistenz bei der Versionierung: Die Verwaltung verschiedener Asset-Versionen ohne einheitliches System kann zu Konflikten führen. 

Schwierigkeiten bei der Rechteverwaltung: Ohne DAM-System ist die Kontrolle über Zugriffsrechte kompliziert, was Sicherheitsrisiken birgt. 

Mangelnde Effizienz bei der Zusammenarbeit: Fehlende Plattformen zur gemeinsamen Nutzung verlangsamen Arbeitsabläufe und beeinträchtigen die Teamkommunikation. 

Risiko von Datenverlust: Ohne strukturiertes Backup besteht ein erhöhtes Risiko für den Verlust wichtiger Assets. 

Die Funktionen von Digital Asset Management (DAM)

Im Folgenden werden die wesentlichen Funktionen von DAM betrachtet:

Zentrale Ablage: DAM bietet eine zentrale Ablage für digitale Assets, verbessert die Auffindbarkeit und Zugänglichkeit. 

Intelligente Suche: DAM-Systeme bieten leistungsstarke Such- und Navigationsfunktionen, die eine gezielte Suche und effiziente Navigation ermöglichen. 

Medien verteilen: DAM ermöglicht die effiziente Verteilung digitaler Medien für interne und externe Stakeholder. 

Workflows: DAM-Systeme unterstützen die Automatisierung und Verwaltung von Arbeitsabläufen im Zusammenhang mit digitalen Assets. 

Rechte und Rollen: Das Management von Rechten und Rollen gewährleistet Sicherheit und Compliance. 

Medienportale: vereinfachen die Verteilung und Verwaltung digitaler Inhalte für Mitarbeiter, Presse und Vertriebsteams. 

KI-Funktionen: DAM kann von künstlicher Intelligenz profitieren, um die Verwaltung von Assets zu verbessern.

Die Vorteile von Digital Asset Management (DAM)

Digital Asset Management (DAM) bietet Ihrem Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, die sich positiv auf die Effizienz, Qualität, Kosten, Risikominimierung und Zusammenarbeit auswirken. Im Folgenden werden die wesentlichen Vorteile von DAM näher erläutert:

Effizienzsteigerung: Die zentrale Speicherung und Organisation Ihrer digitalen Assets ermöglicht einen schnellen Zugriff und reduziert den Zeitaufwand für die Suche nach benötigten Ressourcen. Mitarbeiter können effektiver arbeiten und auf die richtigen Assets zur richtigen Zeit zugreifen, was die Produktivität steigert. 

Konsistenz und Qualitätssicherung: DAM gewährleistet die Verwendung aktueller und genehmigter Assets, wodurch Inkonsistenzen vermieden und Qualitätsstandards eingehalten werden können. Dies trägt dazu bei, ein kohärentes Markenbild aufrechtzuerhalten und das Vertrauen der Kunden zu stärken. 

Kosteneinsparungen: Durch Automatisierung und Wiederverwendung von Assets können Verwaltungskosten gesenkt und die Ressourcennutzung optimiert werden. Weniger Zeit wird für die manuelle Suche und Verwaltung von Assets benötigt, was zu einer effizienteren Nutzung der Arbeitszeit führt. 

Risikominimierung: Die zentrale Sicherung und Zugriffskontrolle in einem DAM-System schützen vor Datenverlust, Datenschutzverletzungen und Compliance-Verstößen. Durch die genaue Kontrolle über den Zugriff auf sensible Daten können Risiken effektiv minimiert werden. 

Verbesserung von Zusammenarbeit und Workflow: Die gemeinsame Nutzung von Assets fördert eine effiziente Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen. Durch den einfachen Zugriff auf relevante Inhalte können Teams schneller und effektiver zusammenarbeiten, was die Gesamtproduktivität des Unternehmens steigert. 

Diese Vorteile machen Digital Asset Management zu einem unverzichtbaren Instrument für Unternehmen, um ihre digitalen Ressourcen effektiv zu verwalten und zu nutzen, und tragen maßgeblich zum Erfolg und Wachstum des Unternehmens bei.

DAM im Unternehmen

Ein Digital Asset Management (DAM) System fungiert als zentraler Ankerpunkt für sämtliche zu verteilende Bilder und Dokumente innerhalb eines Unternehmens und bildet somit die zentrale Ablage. Es gewährleistet, dass sämtliche freigegebenen Fotos, die in Webseiten, Apps, Katalogen oder Broschüren verwendet werden dürfen, in einem DAM hinterlegt sind. Dieses System verwaltet das Originalbild, welches nur einmalig benötigt wird, wodurch allen Beteiligten der genaue Aufbewahrungsort bekannt ist. Diese klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens fördert eine transparente Organisation. 

Des Weiteren müssen die Assets in das DAM System integriert werden, wobei einige automatisch aus anderen Prozessen integrierbar sind. Beispielsweise werden Produktdatenblätter in Unternehmen mit umfangreichen Produktportfolios oft automatisch generiert und bedürfen kaum individueller Kontrolle. Bedienungsanleitungen und technische Zeichnungen werden aus vorangegangenen Prozessen extrahiert. Jedoch erfordert die Einbindung von Fotos aus einem hauseigenen Fotografieprozess eine kooperative Teamarbeit. Hierfür bieten DAM Systeme wie das TESSA DAM spezielle Workflows an, bei denen ein Foto zunächst in einem Eingangsbereich landet. Anschließend kann der verantwortliche Prozessleiter es entweder weiterkategorisieren oder direkt im DAM etwaige Nachbesserungen anfordern. Im optimalen Fall kann eine Freigabe ohne Rückfragen erfolgen. In diesem Sinne fungiert ein DAM auch als Werkzeug für Prozessoptimierungen. 

Eine elaborierte und intelligente Suche, die Mitarbeitern, Kollegen und Kunden optimalen Zugang zu den Assets gewährt, ist eine weitere essentielle Komponente. Eine solche Suchfunktion reduziert Rückfragen und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren. Darüber hinaus bietet das TESSA DAM die Möglichkeit, dynamische Suchen für die Verteilung von Assets zu erstellen. Durch die Erstellung von Profilen werden Abonnenten oder Empfänger automatisch benachrichtigt, sobald neue passende Assets verfügbar sind. Dies gewährleistet eine effiziente Verbreitung von Fotos, Grafiken und Dokumenten. 

Die Verteilung von Medienobjekten ist eine zentrale Funktion eines DAM Systems und bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten. Je nach den Anforderungen kann die eigene Website Bilddaten und Dokumente möglicherweise als Dateien auf einem Content Delivery Network (CDN) benötigen. In der Produktdatenbank der Elektrobranche müssen hingegen vollständige URLs hinterlegt werden. Für Kundenwünsche nach physischen Dateien, beispielsweise in Form von ZIP-Dateien oder auf einem FTP-Verzeichnis, können die Assets im gewünschten Format bereitgestellt werden – sei es als JPEG, PNG oder TIFF. Dies sowie die Anpassung der Größe sind Grundfunktionen des TESSA DAM. 

Journalisten und Werbeagenturen bevorzugen oft die Auswahl aus einer größeren Menge von Assets. Das TESSA DAM bietet Funktionalitäten, um solche Anforderungen zu erfüllen. Dabei handelt es sich um Medienportale, die statische und dynamische Asset-Sammlungen zusammen mit einer intelligenten Suchfunktion präsentieren. Die Art und Weise, wie die Assets vom Benutzer heruntergeladen werden – ob im Originalformat oder in einer bestimmten Auflösung und einem dedizierten Dateiformat – kann entsprechend festgelegt werden. 

Um sicherzustellen, dass die verschiedenen Nutzer des DAM ihre Aufgaben einfach und schnell erledigen können, ermöglicht das System die Vergabe dedizierter Rollen. Dadurch können beispielsweise ein Fotograf aus Portugal und ein Journalist aus den USA das TESSA DAM auf unterschiedliche Weise nutzen. Die Rechte und Rollen sind im TESSA DAM äußerst feingranular festgelegt und können einfach und schnell bis ins kleinste Detail angepasst werden. 

DAM in verschiedenen Branchen

Marketing und Werbung: In der Marketing- und Werbebranche ist DAM unerlässlich für die Verwaltung von digitalen Assets wie Bildern, Videos und anderen Marketingmaterialien. Ein zentrales DAM-System ermöglicht es Teams, auf aktuelle Versionen von Assets zuzugreifen, verbessert die Zusammenarbeit und Effizienz und stellt sicher, dass die Markenkonsistenz über alle Kanäle hinweg gewahrt bleibt. 

Einzelhandel: Für Einzelhändler spielt DAM eine Schlüsselrolle bei der Verwaltung von Produktbildern, Beschreibungen und anderen digitalen Inhalten, die für den Online-Handel benötigt werden. DAM-Systeme unterstützen Einzelhändler dabei, ihre Produktinformationen über verschiedene Plattformen hinweg zu synchronisieren und ein einheitliches Einkaufserlebnis zu gewährleisten. 

Bildung: Bildungseinrichtungen nutzen DAM zur Organisation von Lehrmaterialien, Forschungsdokumenten und digitalen Archiven. DAM erleichtert den Zugang zu Lernressourcen für Lehrende und Lernende und unterstützt die Forschung durch verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten und Daten. 

Gesundheitswesen: Im Gesundheitswesen hilft DAM bei der Verwaltung von Patientenbildern, klinischen Studien und anderen sensiblen Daten. Durch die Verwendung von DAM können Gesundheitseinrichtungen die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen sicherstellen und den Zugriff auf kritische Informationen effizient verwalten.

Was ist DAM SaaS?

DAM SaaS bezieht sich auf eine Bereitstellungsmethode für Digital Asset Management (DAM), bei der die DAM-Software über das Internet als Service angeboten wird. Unternehmen erhalten Zugang zu einer webbasierten Plattform, die von einem externen Anbieter gehostet und gewartet wird. Im Gegensatz zu herkömmlichen On-Premises-Lösungen erfordert DAM as a Service keine interne IT-Infrastruktur. Stattdessen können Unternehmen die DAM-Funktionalität über das Internet nutzen, was eine schnellere Implementierung und Skalierbarkeit ermöglicht. Erfahre mehr zum Thema in unserem Blogbeitrag SaaS vs. On-Premises.